Goed ingewerkt.
Samen verder.

1Wat is het doel?

Begrijpen wat je samen met de andere rollen voor de klant organiseert.

2Wanneer doe je dit?

Voor je klanten of partners begeleidt, en bij de start van elke opleiding.

3Waar vind je de functie?

Deze basis; daarna de klantpagina en het eigen BR-AVO-portaal.

4Welke stappen doorloop je?

1. Batterij Regeling organiseert een totaaloplossing rond de thuisbatterij: het aangeboden batterijsysteem en de passende componenten, installatie, slim energiebeheer (EMS), controle, documentatie en begeleiding. De actuele offerte bepaalt precies wat is inbegrepen.
2. Bekijk de klantpagina van de partner.
3. Leg de rolverdeling uit: de partner brengt geïnteresseerden naar de eigen pagina; de klant berekent en vraagt aan; het team van Batterij Regeling adviseert en volgt op.
4. Benoem de uitvoering: na digitaal akkoord verwerkt de Back Office het dossier; een gekoppelde installateur voert de installatie uit; daarna volgen controle en nazorg.

6Wat leg je vast?

Bij de inrichting: partnertype, afgesproken samenwerkingsvorm en verantwoordelijke contactpersoon. Zet klantinhoud in het klantdossier.

7Wanneer ben je klaar?

Je kunt uitleggen wie werft, wie adviseert, wie factureert en wie installeert, zonder taken te vermengen.

8Bij een uitzondering of probleem

Een vraag over een product, prijs, garantie of regeling? Gebruik de actuele offerte en productdocumentatie; beloof geen voordeel dat daar niet uit blijkt.

9Wie neemt het over?

De partner deelt de pagina. De Service Desk behandelt de aanvraag. De Back Office en installateur verzorgen het vervolg.

1Wat is het doel?

Een taak meteen in het juiste programma uitvoeren.

2Wanneer doe je dit?

Bij een nieuwe partner, klantaanvraag of overdracht.

3Waar vind je de functie?

BR-ONBOARDING voor de samenwerking; BR-AVO voor partneromgeving, aanvragen, gesprekken en uitvoering door partners; BR-ON voor het klantdossier na akkoord en de Back Office.

4Welke stappen doorloop je?

1. Nieuwe partner: behandel voorstel, overeenkomst en opleiding in BR-ONBOARDING.
2. Richt partnerpakket, klantpagina, gebruikers en welkomstpakket in BR-AVO in.
3. Behandel klantaanvragen, gesprekken, agenda’s en masterclasses in BR-AVO. Ook installateurs koppelen en hun uitvoering horen daar.
4. Na bevestigde ondertekening en ontvangst van de stukken wordt dezelfde klant aan het BR-ON-dossier gekoppeld. Back Office behandelt daar factuur, betaling, inkoop, levering en afronding.
5. Leveranciers en producten worden in BR-ON beheerd. Een latere cataloguswijziging verandert geen ondertekende offerte.
6. De persoonlijke klantomgeving, het paspoort, klantvragen en onderhoud staan in BR-AVO. Interne medewerkers gebruiken de gedeelde Actielijst voor de volgende stap.

6Wat leg je vast?

Gebruik de bestaande dossier- of offertreferentie en behoud de aanbrengende partner. Maak bij een overdracht geen tweede klantaanvraag aan.

7Wanneer ben je klaar?

Je weet welk bestaand dossier de volgende medewerker moet openen en wat daar de volgende actie is.

8Bij een uitzondering of probleem

Oude BR-ON-schermen blijven voor historie en herstel bestaan, maar horen niet bij het dagelijkse werkmenu. Maak geen tweede klant of offertetraject wanneer een koppeling ontbreekt; laat de bestaande overdracht onderzoeken.

9Wie neemt het over?

De eigenaar van de volgende processtap; zie het overdrachtenoverzicht boven de lessen.

1Wat is het doel?

De klant begrijpen en helpen zonder antwoorden voor hem te verzinnen.

2Wanneer doe je dit?

Bij uitleg over de klantpagina, hulpvragen en het testen van een partneromgeving.

3Waar vind je de functie?

BR-AVO → Overzicht → Uw klantpagina. Gebruik de pagina van de juiste partner.

4Welke stappen doorloop je?

1. Doorloop de calculator: zonnepanelen, verbruik en aansluiting; gebruik de hulpteksten bij onbekende gegevens.
2. Bij bestaande zonnepanelen blijft de bijbehorende berekening gelden. Bij geen panelen is ZonnePlus alleen beschikbaar als die optie voor de partner aanstaat.
3. Doorloop de back-upkeuze vóór de pakketten, daarna pakket en de getoonde installatiecheck.
4. Controleer naam, e-mailadres, telefoon en de overige gevraagde klantgegevens samen.
5. Kies een beschikbaar belblok en verstuur één keer. Bewaar de bevestiging of referentie; de offerte volgt per e-mail.

6Wat leg je vast?

De werkelijk gegeven antwoorden, eventuele schattingen, het aangeboden pakket, bijzonderheden en de terugbelafspraak.

7Wanneer ben je klaar?

De aanvraag heeft een bevestiging en is terug te vinden. ‘Opgeslagen’ of ‘in verwerking’ is nog geen bevestigde verzending.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen mail? Controleer adres, spammap en verzendstatus. Bij langdurige verwerking laat je de referentie controleren; laat niet telkens opnieuw aanvragen. Onbekende faseaansluiting laat je beoordelen.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor de bespreking of hulp bij het aanvragen.

1Wat is het doel?

Voorkomen dat een belnotitie, toezegging of administratieve knop als bewijs wordt gebruikt.

2Wanneer doe je dit?

Voor je een volgende processtap start of een status aan een partner uitlegt.

3Waar vind je de functie?

BR-AVO → Overzicht → Open; BR-ON → dossier → ondertekening en Factuur & betaling; BR-ONBOARDING → dossier → Overeenkomst & ondertekenen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Lees de contactstatus: die beschrijft het gesprek, bijvoorbeeld Denkt erover na of Gaat tekenen.
2. Controleer daarnaast de digitale ondertekening: een mondeling akkoord is geen Signhost-bevestiging.
3. Controleer betaling apart: Akkoord is niet Betaald.
4. Bij installateurs: Niet bereikt is een belpoging; Klant gesproken is werkelijk contact.
5. Bij commissies: geregistreerde klantbetaling is de rekenbasis, geen bewijs van uitbetaling aan een partner.
6. In BR-ONBOARDING zijn dossierstatus, verzenddatum en Signhost-status eveneens afzonderlijk.
7. Een verstuurd welkomstpakket is niet automatisch gelezen. Een paspoortstempel bevestigt de vastgelegde eindcheck; Live en de latere onderhoudschecks zijn afzonderlijke registraties.
8. Een automatisch vinkje in de interne Actielijst volgt het opgeslagen bewijs. Klantomgeving aangemaakt en klanttoegangsmail verstuurd zijn afzonderlijke stappen. Een factuurconcept is nog geen verstuurde factuur.

6Wat leg je vast?

De feitelijke uitkomst van het gesprek; voor financiële en tekenstappen het echte bewijs en de bijbehorende datum in het daarvoor bedoelde proces.

7Wanneer ben je klaar?

Je kunt zowel de getoonde status als het achterliggende feit verklaren.

8Bij een uitzondering of probleem

Een lege of tegenstrijdige status? Noteer de referentie en laat het dossier controleren. Maak geen nieuw dossier en markeer het niet als betaald of getekend om de workflow te forceren.

9Wie neemt het over?

Service Desk bij contact; Back Office bij betaling; centraal beheer bij een technische koppelfout.

1Wat is het doel?

Zorgen dat een collega direct verder kan zonder het hele verhaal opnieuw op te vragen.

2Wanneer doe je dit?

Na werkelijk contact, een poging, een wijziging, een technische bevinding of een overdracht.

3Waar vind je de functie?

In het bestaande klant-, opdracht- of partnerdossier; gebruik de notitie en actievelden van de betreffende taak.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer eerst klant of partner, referentie en omgeving.
2. Leg feitelijk vast wat je hebt gecontroleerd en wat de ander heeft gezegd.
3. Scheid vaststaande gegevens van schattingen en nog te onderzoeken punten.
4. Noteer de volgende actie, eigenaar en afgesproken datum of belblok.
5. Sla op, controleer de bevestiging en heropen zo nodig het dossier om te zien of de wijziging bewaard is.
6. Interne medewerker? Open de Actielijst bij deze klant of partner. Controleer de volgende actie en leg een inhoudelijke handmatige check daar vast, zodat een collega dezelfde voortgang ziet.

6Wat leg je vast?

Een korte notitie met contactresultaat, relevante inhoud, afspraak, verantwoordelijke en open punt. Geen wachtwoorden, bankinloggegevens of onnodige persoonlijke informatie.

7Wanneer ben je klaar?

Een collega kan uit het dossier afleiden wat al is gebeurd, wat nog ontbreekt en wie verdergaat.

8Bij een uitzondering of probleem

In BR-AVO zijn afspraaknotities voor de partner zichtbaar; gebruik het interne notitieveld voor interne afstemming. Een zichtbaar veld is niet automatisch een intern veld. Meld verkeerde persoonsgegevens via de verantwoordelijke beheerder. De interne Actielijst is alleen voor bevoegde medewerkers. De gelezen-vinkjes op deze trainingspagina zijn persoonlijke oefenvoortgang en veranderen geen dossieracties.

9Wie neemt het over?

De benoemde collega of afdeling. Een notitie zonder eigenaar of vervolgdatum is geen volledige overdracht.

1Wat is het doel?

Zelf uitleg vinden en een ontbrekend antwoord bij het team neerleggen.

2Wanneer doe je dit?

Bij een vraag, een probleem of een wens voor een masterclass.

3Waar vind je de functie?

BR-AVO → Q&A → Vragen & antwoorden, Tickets, Masterclass aanvragen, Rondleiding of Productdocumenten.

4Welke stappen doorloop je?

1. Zoek eerst de vraag in Q&A.
2. Geen passend antwoord? Open Tickets en maak een ticket met een herkenbaar onderwerp en korte omschrijving.
3. Vermeld bij een fout de functie, handeling, tijd en referentie; voeg geen geheime codes toe.
4. Voor een masterclass gebruik je Masterclass aanvragen en geef je de gewenste datum, tijd en toelichting.
5. Controleer het antwoord bij de tickets; een beantwoorde vraag verhuist naar de inactieve lijst.
6. Start de Rondleiding opnieuw als je de schermen wilt leren kennen.
7. BR-AVO: start of hervat via Q&A → Rondleiding. De stappen volgen je actuele toegang en geselecteerde partner. Centraal beheer volgt inrichting, klantreis en beheer in samenhang.
8. BR-ON: klik bovenaan Rondleiding. De uitleg opent de echte toegankelijke schermen en markeert het besproken onderdeel. Gebruik Vorige, Volgende of Later verder. Leesvoortgang blijft per account in deze browser bewaard.
9. De rondleidingen wijzigen geen dossiergegevens en versturen geen mail. Een afgeronde rondleiding bewijst niet dat een opleiding, examen of dossiercontrole is afgerond. Sluit eerst een geopend bewerkvenster.

6Wat leg je vast?

Alle informatie die nodig is om de vraag te beantwoorden, met zo weinig mogelijk persoonsgegevens.

7Wanneer ben je klaar?

Het antwoord is duidelijk en het vervolg is bekend. Alleen een ticket aanmaken betekent nog niet dat het probleem is opgelost.

8Bij een uitzondering of probleem

Bij tijdkritieke problemen is de escalatieroute nog intern vast te leggen; ga niet uit van een niet-afgesproken reactietijd. Leveranciers gebruiken hun afgesproken contactroute als zij geen BR-AVO-toegang hebben. Klantvragen uit het digitale paspoort staan afzonderlijk bij Klantomgeving → Klantvragen. De partner-Q&A en klant-Q&A zijn twee verschillende verzamelingen.

9Wie neemt het over?

Het bevoegde serviceteam behandelt tickets; planning bevestigt een masterclass.

1Wat is het doel?

Dubbele aanvragen, verkeerde dossiers en onbedoelde verzending voorkomen.

2Wanneer doe je dit?

Bij een foutmelding, uitblijvende bevestiging of gebruik van een gedeelde computer.

3Waar vind je de functie?

Het scherm waarin je werkt; bij problemen de verantwoordelijke beheerder of Q&A → Tickets.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de geselecteerde partner en je eigen account voordat je wijzigingen doet.
2. Wacht op de opslaan- of verzendbevestiging.
3. Bij onduidelijk resultaat: bewaar referentie, tijd en fouttekst; werk de status bij voordat je opnieuw verzendt.
4. Open alleen gegevens die je voor je taak nodig hebt.
5. Log uit op een gedeeld apparaat en bewaar geen klantoverzichten in openbare mappen.

6Wat leg je vast?

De fouttekst, stap en referentie in het juiste dossier of ticket. Maak screenshots alleen zonder gegevens die niet nodig zijn.

7Wanneer ben je klaar?

De werkelijke uitkomst is gecontroleerd; de klant weet wat de volgende stap is.

8Bij een uitzondering of probleem

Een ontbrekende knop kan bij je rechten horen. Vraag een toegangscontrole; gebruik geen account van een collega. Deze opleidingspagina verleent zelf geen rechten.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer bij toegang of verwerking; de huidige behandelaar blijft verantwoordelijk voor een duidelijke terugkoppeling.

1Wat is het doel?

Met je eigen account in de juiste werkruimte starten.

2Wanneer doe je dit?

Bij je eerste toegang, een gewijzigde rol of een nieuw apparaat.

3Waar vind je de functie?

BR-AVO-partners: open de partneromgeving. Centraal beheer en Service Desk: open beheer & Service Desk. Back Office: open BR-ON. Partneraanmeldingen en overeenkomsten: open BR-ONBOARDING.

4Welke stappen doorloop je?

1. Lees het welkomstpakket: controleer de organisatienaam, uw inlogadres, partnerportaal en eigen klantpagina. Deze mail stelt zelf geen wachtwoord in.
2. Open de echte uitnodiging als je een nieuw account krijgt. De BR-AVO-toegangspagina vraagt Nieuw wachtwoord en Herhaal wachtwoord, met minimaal 12 tekens; kies Wachtwoord opslaan.
3. Heb je al een account? Gebruik de bestaande inloggegevens nadat beheer de juiste partnerrechten heeft gekoppeld.
4. Open de juiste inlogpagina, vul E-mailadres en Wachtwoord in en kies Inloggen.
5. Controleer na inloggen je identiteit, partneromgeving en beschikbare menuonderdelen.
6. Volg de aangeboden rondleiding; later kun je deze opnieuw openen via Q&A → Rondleiding.
7. Log na gebruik van een gedeeld apparaat uit.

6Wat leg je vast?

Meld een toegangsprobleem met de juiste omgeving en foutmelding. Deel nooit je wachtwoord of de geheime inhoud van een uitnodigingslink.

7Wanneer ben je klaar?

Je bent ingelogd met je eigen account en ziet de juiste werkruimte en taken.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen uitnodiging, een verlopen link of wachtwoordprobleem? Laat centraal beheer je toegang controleren. De getoonde BR-AVO-inlogpagina heeft in deze versie geen knop Wachtwoord vergeten; verzin geen herstelroute via een ander account.

9Wie neemt het over?

Je volgt de gezamenlijke basis en jouw rolroute; centraal beheer behandelt afwijkende toegang.

1Wat is het doel?

Een partneraanmelding herkennen, kwalificeren en naar de juiste samenwerking leiden.

2Wanneer doe je dit?

Bij een nieuwe aanmelding of een nieuwe organisatie die je zelf vastlegt.

3Waar vind je de functie?

BR-ONBOARDING → Aanmeldingen; gebruik de groep BR-AVO aanmeldingen voor die route en open het dossier.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer organisatie, contactpersoon, e-mailadres, categorie en herkomst.
2. Bepaal of het gaat om reseller, organisatie, installateur of trainer. Bij organisaties leg je de bedoelde samenwerkingsvorm vast.
3. Lees de aangeleverde formuliergegevens en bestaande documenten.
4. Leg de verantwoordelijke en een concrete vervolgactie vast; plan zo nodig een Tussenafspraak.
5. Bewaar het dossier voordat je een overeenkomst of inrichting overdraagt.

6Wat leg je vast?

Partnergegevens, categorie, relevante modelkeuze, contactafspraken en eventuele ontbrekende stukken.

7Wanneer ben je klaar?

Het juiste partnerdossier is aanwezig en heeft een duidelijke eigenaar en volgende stap.

8Bij een uitzondering of probleem

Een bestaand bedrijf? Controleer eerst op dubbele registratie. Een leverancier is geen vijfde BR-AVO-partnertype: bespreek daarvoor de BR-ON-werkwijze.

9Wie neemt het over?

Centraal hoofdbeheer voor voorstel/overeenkomst en later de BR-AVO-inrichting.

1Wat is het doel?

Een passend voorstel opbouwen en zowel de bewerkbare versie als de uiteindelijke PDF terugvinden.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer een organisatie eerst een uitgewerkt samenwerkingsvoorstel nodig heeft.

3Waar vind je de functie?

BR-ONBOARDING → Projectvoorstellen; vanuit het dossier ook Projectvoorstel maken.

4Welke stappen doorloop je?

1. Kies het bestaande dossier of Nieuwe organisatie.
2. Controleer organisatie en contactpersoon, en schrijf de persoonlijke aanleiding.
3. Selecteer de passende onderdelen en pas teksten, volgorde en beelden aan.
4. Controleer het Voorbeeld.
5. Kies Opslaan voor de bewerkbare versie. Gebruik PDF downloaden voor handmatig delen en PDF in dossier bewaren voor het dossierarchief.

6Wat leg je vast?

De juiste organisatie, versie en inhoud. Bewaar ook het bewerkbare BRPLAN-bestand in Documenten; een PDF is niet de bewerkbare bron.

7Wanneer ben je klaar?

De juiste versie is bewaard, de PDF is gecontroleerd en een eventuele verzending is bewust uitgevoerd.

8Bij een uitzondering of probleem

Een opslagfout? Sluit niet meteen het venster. Bewaar beschikbare bewerkbare gegevens voordat je verdergaat. Een voorstel opslaan of als PDF downloaden verstuurt geen mail en start geen Signhost-proces.

9Wie neemt het over?

Centraal hoofdbeheer voor bespreking en de juiste partnerovereenkomst.

1Wat is het doel?

De samenwerking met het juiste document vastleggen en de echte tekenstatus bewaken.

2Wanneer doe je dit?

Na afstemming over de samenwerking, vóór de partner als klaar wordt gemarkeerd.

3Waar vind je de functie?

Partnerdossier → Overeenkomst & ondertekenen → Overeenkomst maken. Opmaken is voor hoofdbeheerders.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer categorie en alle contractgegevens.
2. Kies bij trainer het passende type Trainer of Organiser; controleer bij organisaties WGM en/of COL volgens de afspraak.
3. Open en controleer de PDF.
4. Bij installateurs bestaat de knop VERSTUUR TER ONDERTEKENING: controleer ontvanger en wacht op bevestiging.
5. Bij andere categorieën is in deze versie PDF-opmaak aangetoond; gebruik de afzonderlijk afgesproken verzend- en ondertekenroute.
6. Bewaar het definitieve document en controleer de daadwerkelijke ondertekening.

6Wat leg je vast?

Definitieve overeenkomst, ontvanger, verzenddatum en werkelijk ontvangen ondertekening; bij Signhost ook de getoonde ondertekenstatus.

7Wanneer ben je klaar?

De ondertekende overeenkomst is aantoonbaar beschikbaar en de registratie klopt daarmee.

8Bij een uitzondering of probleem

De knoppen Overeenkomst verstuurd en Overeenkomst getekend registreren een status; ze zijn niet het bewijs van een echte verzending of handtekening. Een nieuwe Signhost-uitnodiging trekt een bestaande uitnodiging niet vanzelf in.

9Wie neemt het over?

De medewerker die de training en inrichting coördineert.

1Wat is het doel?

Een partner laten starten met een gecontroleerde overeenkomst, opleiding en werkende toegang.

2Wanneer doe je dit?

Nadat de samenwerking is bevestigd en de onboarding is uitgevoerd.

3Waar vind je de functie?

BR-ONBOARDING → dossier → Training / afspraak, Klaar voor samenwerking en BR-AVO · Account & pagina voorbereiden.

4Welke stappen doorloop je?

1. Plan de training met datum, tijd en Locatie / Teams via Afspraak gepland.
2. Controleer daarna dat de training echt is uitgevoerd en de overeenkomst compleet is.
3. Gebruik Kopieer inrichtingsgegevens en eventueel Logo bekijken / downloaden.
4. Richt het partnerpakket en gebruikers bewust in BR-AVO in; controleer pagina, link en rollen.
5. Open bij het opgeslagen partnerpakket Welkomstpakket versturen, kies het gekoppelde account en controleer de mail. Verstuur pas na je eigen controle.
6. Markeer Ready to go pas wanneer deze controles inhoudelijk zijn afgerond.
7. Open in BR-AVO de partner-Actielijst. Leg de overeenkomst en uitgevoerde onboarding met controleerbare verwijzing vast wanneer geen gekoppeld bewijs beschikbaar is. Controleer resterende stappen vóór de partner zelfstandig begint.

6Wat leg je vast?

Training, afspraken, overeenkomst, inrichting en eventuele resterende taken in het partnerdossier.

7Wanneer ben je klaar?

De partner kan met de juiste rechten inloggen en de bedoelde pagina gebruiken; open punten hebben een eigenaar.

8Bij een uitzondering of probleem

Ready to go in BR-ONBOARDING blijft een handmatige afronding en maakt niet zelf een BR-AVO-account aan. De BR-AVO-Actielijst toont de eigen inrichtingsfeiten. Een overeenkomst of training mag je alleen bevestigen na inhoudelijke controle; een geplande afspraak is geen uitgevoerde training.

9Wie neemt het over?

Partnerhoofdbeheerder voor dagelijks gebruik; centraal beheer voor toegang en wijzigingen.

1Wat is het doel?

Een herkenbare partneromgeving aanmaken met de juiste organisatie en afspraken.

2Wanneer doe je dit?

Na de partnerafspraken of bij een goedgekeurde wijziging van een bestaande omgeving.

3Waar vind je de functie?

People → Partnerpakketten → Nieuwe partner + of een bestaand partnerpakket openen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Vul naam, paginanaam, zichtbare naam en het juiste partnertype in.
2. Kies het bestaande gekoppelde bedrijf of Nieuw bedrijf automatisch registreren; leg geen dubbel bedrijf aan.
3. Stel logo, accentkleur en actieve klantpagina in.
4. Kies bij Organisatie het campagneprofiel: werkgeversmodel, collectief of vereniging.
5. Leg afgesproken commissie- en aanbrengergegevens vast en stel de vraag Aangebracht door indien gewenst in.
6. Sla op en controleer de klantpagina op desktop en mobiel; koppel daarna de gebruikers.
7. Bij installateurs staat Service- en onderhoudsbeurt standaard uit. Schakel dit alleen bewust in voor een gevraagd en voorbereid serviceteam. Het partnerpakket opslaan verstuurt geen welkomstmail.

6Wat leg je vast?

De goedgekeurde partnergegevens, bedrijfskoppeling, type, huisstijl, modelkeuze en financiële afspraken. Gebruik het afgesloten contract als basis. Aanbrenger van deze partner is de partij die het partnerbedrijf aanbracht; een teamlid is de persoon aan wie een klantaanvraag wordt toegeschreven.

7Wanneer ben je klaar?

De juiste klantpagina opent, het logo klopt, de organisatie en gebruikers zijn goed gekoppeld en de rechten zijn getest.

8Bij een uitzondering of probleem

Nieuwe huisstijl geldt voor nieuwe documenten; een al verstuurde offerte is een bestaande documentversie. Bestaande aanvragen behouden hun vastgelegde commissieafspraken. ZonnePlus alleen aanzetten nadat de geldende aanbieding is gecontroleerd. Een organisatie zonder modelkeuze krijgt niet vanzelf het juiste campagnesjabloon.

9Wie neemt het over?

De partner en Service Desk; centraal beheer blijft verantwoordelijk voor inrichting en rechten.

1Wat is het doel?

Iedereen precies de eigen werkruimte en bevoegdheden geven.

2Wanneer doe je dit?

Bij een nieuwe gebruiker, functiewijziging, extra partner of vertrek.

3Waar vind je de functie?

People → Gebruikers; voor teambeheer People → Team of het partneronderdeel Team.

4Welke stappen doorloop je?

1. Zoek of het e-mailadres al bestaat. Voeg aan een bestaand account de juiste koppeling toe.
2. Kies Centraal hoofdbeheer alleen voor beheerders van alle omgevingen.
3. Kies Belteam / servicedesk voor medewerkers die gesprekken behandelen en wijs hun partners toe.
4. Gebruik Servicedesk heeft toegang tot alle partners alleen wanneer dat nodig en toegestaan is.
5. Geef de partnerhoofdbeheerder toegang tot het eigen team; kies voor anderen Teamlid · eigen verkopen, Partner · alleen inzage of passende installateursrechten.
6. Controleer met een passende testgebruiker wat zichtbaar én wijzigbaar is.
7. Controleer de interne bevoegdheden afzonderlijk: actielijsten, factuurverzending en leveranciersbeheer geven geen toegang tot de volledige centrale mailbox. Een externe partner ziet geen interne Actielijst.
8. Een nieuwe gebruiker ontvangt een afzonderlijke BR-AVO-mail om een wachtwoord in te stellen. De portaalbutton verwijst naar BR-AVO. Een reeds gebruikt account houdt zijn bestaande inloggegevens.
9. Voor een nog niet gebruikt account kan hoofdbeheer bewust opnieuw uitnodigen. Voor een gebruikt account is dit geen wachtwoordreset. Controleer bij de partner de gekoppelde actieve accounts.
10. BR-AVO-toegang verwijderen schakelt de toegang uit. Met Ook inactieve BR-AVO-toegang tonen vind je de registratie terug. Het gedeelde account en de historie blijven behouden.

6Wat leg je vast?

De rol, gekoppelde partner(s), actieve toegang en teamzichtbaarheid. Een trainer is een partnertype; de toegang tot masterclasses volgt ook uit de gebruikersrol.

7Wanneer ben je klaar?

De gebruiker ziet de bedoelde omgeving en kan uitsluitend zijn toegewezen taken uitvoeren.

8Bij een uitzondering of probleem

Een partnerhoofdbeheerder is geen centraal hoofdbeheerder. Partnerbeheer kan teamleden en inzagegebruikers beheren, maar geen centrale of installateursrechten en financiële afspraken aanpassen. Laat die wijzigingen centraal uitvoeren. BR-ON-beheertoegang en financiële bevoegdheden blijven apart gecontroleerd. Een verborgen menu is geen vervanging voor rechtencontrole.

9Wie neemt het over?

De gebruiker volgt de rolroute; centraal beheer bewaakt wijzigingen en deactivering.

1Wat is het doel?

Beschikbare belblokken laten aansluiten op mensen en werklast.

2Wanneer doe je dit?

Bij de dagstart, roosterwijzigingen en oplopende achterstanden.

3Waar vind je de functie?

Agenda → Belagenda, Hulpvragen en Belcapaciteit; People → Gebruikers voor partnerrechten.

4Welke stappen doorloop je?

1. Bekijk openstaande en lopende afspraken, hulpvragen en afterservice.
2. Controleer de partnerverdeling van de medewerkers.
3. Open afspraken en wijs de beschikbare behandelaar toe waar de afspraakbewerking dat biedt.
4. Controleer de capaciteit per belblok en pas de instelling bewust aan.
5. Bekijk na de wijziging welke afspraken nog openstaan; bestaande afspraken verplaatsen niet vanzelf mee.

6Wat leg je vast?

Toewijzing, afspraak, status en bij verplaatsen altijd de reden. Ma–vr: 10–12, 14–16 en 18–20; zaterdag: 10–14, voor zover beschikbaar.

7Wanneer ben je klaar?

De actuele werkvoorraad heeft een eigenaar en de aangeboden capaciteit past bij de bezetting.

8Bij een uitzondering of probleem

Een vol blok is geen reden om een ongecontroleerde dubbele afspraak te maken. Capaciteit is geen automatische personeelsplanning; bepaal de bezetting zelf.

9Wie neemt het over?

Service Desk behandelt de toegewezen gesprekken.

1Wat is het doel?

Een uitvoerder toewijzen voordat betaling tot een urgente belactie leidt.

2Wanneer doe je dit?

Bij digitaal akkoord, een eerdere schouwaanvraag of een verzoek om een andere installateur.

3Waar vind je de functie?

Installaties → Koppelen → opdracht openen → Installateur koppelen of Installateur wijzigen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer herkomst, schouwvraag, betaling en bestaande uitvoerder.
2. Kies een installatieklaar bedrijf en voeg een toelichting toe.
3. Kies Koppelverzoek klaarzetten.
4. Volg of de installateur accepteert of om een andere uitvoerder vraagt.
5. Geef betaalde dossiers prioriteit en controleer de uiterste beldatum.
6. Houd aanbrengende partner en uitvoerende installateur uit elkaar.
7. Bekijk de aantallen bij Installaties → Koppelen, Actielijst, Servicebeurten koppelen en Service- en onderhoudsbeurt. Het bovenste aantal is de som van deze onderdelen; een nog te koppelen installatie telt centraal niet nogmaals bij Actielijst.
8. Toekomstig onderhoud telt pas vanaf de onderhoudsdatum mee. Niet-toegewezen checks staan bij Servicebeurten koppelen, toegewezen checks bij de uitvoering. De actuele selectie bepaalt welke aantallen je ziet.

6Wat leg je vast?

Gekozen installatiebedrijf, reden van wijziging en relevante bijzonderheden; bronpartner en commissie blijven behouden.

7Wanneer ben je klaar?

De juiste uitvoerder heeft de opdracht geaccepteerd en de volgende schouw- of contactactie staat zichtbaar klaar.

8Bij een uitzondering of probleem

Eigen aanbreng wordt alleen automatisch gekoppeld als het installatiebedrijf actief en installatieklaar is. Bij een al geplande installatie is een simpele herverdeling geblokkeerd; stem eerst af met Back Office. Herkoppelen verlengt de beltermijn niet.

9Wie neemt het over?

Installateur voor acceptatie, schouw en planning; Back Office voor betaling en logistiek.

1Wat is het doel?

De juiste overeenkomst bij de partner terugvinden zonder die als algemene portaalbijlage te tonen.

2Wanneer doe je dit?

Na ondertekening of bij een nieuwe contractversie.

3Waar vind je de functie?

People → Partnerpakketten → partner openen → Partnerovereenkomst.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer dat het bestand bij deze partner hoort.
2. Kies de definitieve PDF van maximaal 4 MB.
3. Gebruik Overeenkomst uploaden.
4. Controleer de nieuwe versie in de geschiedenis en open het bestand ter controle.

6Wat leg je vast?

De juiste definitieve PDF; iedere upload wordt een nieuwe versie, oudere versies blijven bewaard.

7Wanneer ben je klaar?

Het document opent bij de juiste partner en de versie is herkenbaar.

8Bij een uitzondering of probleem

Dit archief is alleen voor centrale hoofdbeheerders. Uploaden verstuurt niet automatisch een e-mail en vervangt de ondertekenprocedure niet.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer gebruikt de overeenkomst bij wijzigingen; partner ontvangt zijn exemplaar afzonderlijk.

1Wat is het doel?

Aanvragen en correspondentie behandelen zonder mailboxhandelingen met dossierstatussen te verwarren.

2Wanneer doe je dit?

Bij de dagelijkse postverwerking.

3Waar vind je de functie?

E-mail → Aanvragen, Getekend, Overige of Prullenbak.

4Welke stappen doorloop je?

1. Lees het bericht en zoek zo nodig het bijbehorende dossier.
2. Selecteer één of meerdere berichten.
3. Verplaats afgehandelde berichten naar Getekend of Overige, passend bij de inhoud.
4. Verwijder ongewenste berichten in BR-AVO en gebruik Prullenbak als een bericht teruggezet moet worden.
5. Controleer vóór verzenden ontvanger, onderwerp, bijlage en de vaste handtekening.

6Wat leg je vast?

In het dossier: de afspraak of actie uit de mail. Alleen een mail bewaren is geen complete werkregistratie.

7Wanneer ben je klaar?

De mail is behandeld, de vervolgactie staat in het dossier en de juiste map is gekozen.

8Bij een uitzondering of probleem

Een bericht in Getekend zetten registreert geen digitale handtekening. Een mail verwijderen verwijdert geen klantdossier. De mailbox is in deze versie alleen voor centrale hoofdbeheerders beschikbaar.

9Wie neemt het over?

De dossierverantwoordelijke voert de inhoudelijke vervolgactie uit.

1Wat is het doel?

Een toegestane eenmalige uitnodiging versturen en de toegezegde bomen correct administreren.

2Wanneer doe je dit?

Vanaf de dag na een afgerond offertegesprek met vastgelegde toestemming.

3Waar vind je de functie?

Agenda → Vriendendeal; daar de uitnodigingen en Enquêtes / bomen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer Klaar voor verzending; toekomstige uitnodigingen staan eerst bij Voor later.
2. Open het mailvoorbeeld en controleer partner, klant en toestemming.
3. Kies Uitnodiging versturen, één voor één; controleer de bevestiging.
4. De persoonlijke enquêtelink leidt naar brvoordeel.nl/vriendendeal. De deelknoppen gebruiken de openbare pagina van de oorspronkelijke partner.
5. Verwerk alle geldige scores, ook lage.
6. Registreer financiering van de toegezegde bomen pas met een echte project- of betalingsreferentie.

6Wat leg je vast?

Verzendstatus, toestemming, feedback en financieringsreferentie waar van toepassing. De deelnemer bevestigt naam en het bij de aanvraag bekende e-mailadres; een geldige deelname is eenmalig per e-mailadres. De drie scores lopen van 1 tot 10. Toestemming voor verwerking, eventuele anonieme/aliaspublicatie en een nieuwsbrief zijn afzonderlijke keuzes.

7Wanneer ben je klaar?

De verzending is bevestigd en de registratie geeft de feitelijke stand weer. Twee toegezegde bomen zijn niet hetzelfde als twee al geplante bomen.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen toestemming: niet versturen. Onduidelijke verzenduitkomst: eerst controleren, niet blind opnieuw sturen. De persoonlijke uitnodiging is niet de link om openbaar te delen. Er is geen automatische nieuwsbrief, reviewpublicatie of fysieke boomplanting.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer bewaakt opvolging van feedback en boomfinanciering.

1Wat is het doel?

Een concrete partnervraag beantwoorden en geschikte algemene kennis toevoegen.

2Wanneer doe je dit?

Bij een nieuw ticket of een masterclassaanvraag.

3Waar vind je de functie?

Q&A → Tickets; voor kennisartikelen Q&A → Vragen & antwoorden.

4Welke stappen doorloop je?

1. Open het actieve ticket en controleer partner, categorie en eerdere reacties.
2. Geef een duidelijk antwoord met de volgende stap en eventuele eigenaar.
3. Bij een masterclassverzoek bevestig je eerst de planning; het ticket zelf is geen geboekte bijeenkomst.
4. Controleer dat het beantwoorde ticket in de inactieve lijst terechtkomt.
5. Mag je Q&A beheren? Maak een algemene vraag en antwoord, zonder klantgegevens, en kies bewust de zichtbaarheid.

6Wat leg je vast?

Het antwoord, relevante afspraak en eventuele doorverwijzing. Zet geen privé-inhoud uit een ticket letterlijk in een openbaar of partnerbreed kennisartikel.

7Wanneer ben je klaar?

De partner heeft een bruikbaar antwoord en een eventuele vervolgtaak is bij de juiste verantwoordelijke belegd.

8Bij een uitzondering of probleem

Een antwoord plaatsen lost een technische fout niet vanzelf op. Vermeld eerlijk wat nog moet gebeuren en wie dat doet. Een standaard responstermijn is niet uit de bestanden af te leiden. Dit zijn partnertickets. Beantwoord berichten uit de persoonlijke klantomgeving bij Klantomgeving → Klantvragen.

9Wie neemt het over?

Partner, trainerplanning of verantwoordelijke afdeling volgens het antwoord.

1Wat is het doel?

De juiste klant namens de juiste partner op het afgesproken moment helpen.

2Wanneer doe je dit?

Voor elk offertegesprek, hulpgesprek en nazorggesprek.

3Waar vind je de functie?

Agenda → Belagenda → Behandelen; open zo nodig het Klantdossier. Je ziet alleen de partners binnen je toegang.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer partnernaam, klant, soort afspraak, datum, belblok en bestaande notities.
2. Lees welke collega is toegewezen en of er nog een open actie is.
3. Bel namens de partner die bij U belt namens staat.
4. Leg het werkelijke contactresultaat vast.
5. Moet de afspraak verschuiven? Kies de nieuwe datum en het beschikbare belblok en vul de reden in.
6. Sla op en controleer de gewijzigde afspraak.

6Wat leg je vast?

Of de klant is bereikt, relevante afspraaknotitie, behandelaar, nieuw moment en reden van verplaatsen.

7Wanneer ben je klaar?

De afspraak is correct behandeld of opnieuw ingepland; de dossierstatus en volgende actie passen bij de werkelijkheid.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen gehoor is geen afgerond offertegesprek. Leg een poging en de opvolging vast. Verplaats niet zonder reden; afspraaknotities zijn ook zichtbaar voor de partner.

9Wie neemt het over?

Dezelfde of toegewezen Service Desk-medewerker op het volgende moment.

1Wat is het doel?

Een klant die vastloopt begeleiden naar een correcte aanvraag.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer de klant via Hulp nodig bij opmaken offerte een terugbelverzoek doet.

3Waar vind je de functie?

Agenda → Hulpvragen of de hulpafspraak in Belagenda → openen → Samen de offerte opmaken.

4Welke stappen doorloop je?

1. Lees de hulpvraag en controleer contactgegevens en partner.
2. Vraag bij welke stap de klant vastloopt en wat hij wel weet.
3. Loop samen door de juiste partnerpagina en de hulpteksten.
4. Markeer onbekende technische gegevens als te controleren; maak geen willekeurige keuze.
5. Controleer of een offerteaanvraag al bestaat voordat je opnieuw laat verzenden.
6. Leg na het gesprek de uitkomst en noodzakelijke opvolging vast.

6Wat leg je vast?

De hulpvraag, gegeven uitleg, schattingen, eventuele offerteaanvraag en vervolgafspraak.

7Wanneer ben je klaar?

De klant weet wat de volgende stap is; een nieuwe offerte is alleen als verzonden beschreven nadat de verwerking dit bevestigt.

8Bij een uitzondering of probleem

Een hulpvraag is niet automatisch een offerte. Bij onduidelijke aansluiting of installatievoorwaarden vraag je technisch advies of een schouw aan.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor de offertebespreking; installateur voor een aangevraagde technische beoordeling.

1Wat is het doel?

De uitleg laten aansluiten op de wensen en verwachtingen van deze klant.

2Wanneer doe je dit?

Aan het begin van een echt offertegesprek.

3Waar vind je de functie?

Overzicht → Open bij de offerte → Offerte bespreken.

4Welke stappen doorloop je?

1. Vraag of de klant achter de computer zit en de offerte voor zich heeft.
2. Vraag waarom de klant geïnteresseerd is in een thuisbatterij.
3. Vraag wat de klant van de batterij verwacht.
4. Vraag wat de klant van de partner/Batterij Regeling verwacht.
5. Selecteer de werkelijk genoemde antwoorden; bij Anders voeg je de toelichting toe.
6. Bewaar de antwoorden en gebruik het gegenereerde script van ongeveer 20 seconden, 45 seconden of 2 minuten als gesprekshulp.

6Wat leg je vast?

De gekozen antwoorden en eigen toelichting. Antwoorden opslaan is een afzonderlijke stap; het rondt het gesprek niet af.

7Wanneer ben je klaar?

De wensen zijn herkenbaar vastgelegd en je kunt de offerte daarop toelichten zonder extra beloften te doen.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen tijd of offerte niet beschikbaar? Help openen of plan opnieuw. Het script is geen garantie voor opbrengst, technische geschiktheid of terugverdientijd.

9Wie neemt het over?

Jij bespreekt daarna het aanbod en eventuele technische vragen.

1Wat is het doel?

De klant uitleg geven over het werkelijk aangeboden pakket en open punten ontdekken.

2Wanneer doe je dit?

Na de gespreksvragen en vóór afronding van het gesprek.

3Waar vind je de functie?

Open de aanvraag → Offerte bekijken en Offerte bespreken; productinformatie staat bij Q&A → Productdocumenten.

4Welke stappen doorloop je?

1. Open de bestaande PDF en controleer klant, pakket, aansluiting, back-upkeuze en eventuele zonnepanelen.
2. Vergelijk technische gegevens in het dossier met de aangeboden configuratie.
3. Bespreek prijsopbouw, de getoonde bedragen met en zonder btw en de toepasselijke voorwaarden.
4. Licht de berekening toe als indicatie met aannames, niet als gegarandeerde jaaropbrengst.
5. Noteer afwijkingen en laat een onjuiste offerte corrigeren via de verantwoordelijke; presenteer niet alvast een mondeling gewijzigde versie als definitief.

6Wat leg je vast?

Bevestigde keuzes, klantvragen en eventuele verschillen tussen situatie en PDF. Noteer welke documentversie is besproken.

7Wanneer ben je klaar?

De klant begrijpt het aanbod en de vervolgstap; fouten of technische onzekerheden zijn herkenbaar uitgezet.

8Bij een uitzondering of probleem

Een pakket of faseaansluiting die niet overeenkomt moet worden onderzocht. Een gewijzigde berekening verandert een reeds verzonden of ondertekende PDF niet vanzelf. Persoonlijke btw- of financieringsvoorwaarden laat je volgens de geldende route beoordelen.

9Wie neemt het over?

Jij voor Gesprek afronden; technische beoordeling naar installateur; documentcorrectie naar bevoegd beheer.

1Wat is het doel?

Een technische onzekerheid door een bevoegde installateur laten beoordelen.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer plaatsing, meterkast, kabelroute, aansluiting of een andere installatievoorwaarde niet voldoende duidelijk is.

3Waar vind je de functie?

Offerte bespreken → Technische schouw → Wat moet de installateur beoordelen? → Technische schouw aanvragen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Beschrijf concreet wat onzeker is en welke informatie al bekend is.
2. Dien het verzoek één keer in.
3. Controleer Schouw en toewijzing bekijken om het vervolg te zien.
4. Is een uitvoerder gekoppeld, dan gaat het verzoek naar die uitvoerder; anders komt het bij centraal beheer onder Installaties → Koppelen.
5. Volg de schouwuitkomst en bespreek noodzakelijke wijzigingen voordat je de klant nieuwe toezeggingen doet.

6Wat leg je vast?

De onderzoeksvraag, bekende omstandigheden en relevante foto- of documentverwijzingen in het dossier.

7Wanneer ben je klaar?

Het schouwverzoek staat zichtbaar bij de juiste werkstroom; een installateur of centraal beheer kan het opvolgen.

8Bij een uitzondering of probleem

Een aanvraag voor een schouw is geen afspraakbevestiging en geen technisch akkoord. Meerwerk wijzigt niet vanzelf de offerte; laat prijs en akkoord apart controleren.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer koppelt indien nodig; de installateur beoordeelt; Service Desk bespreekt het resultaat.

1Wat is het doel?

Elk gevoerd gesprek afsluiten met een eerlijke uitkomst en een concrete volgende stap.

2Wanneer doe je dit?

Aan het einde van een werkelijk gevoerd offertegesprek.

3Waar vind je de functie?

Offertedossier → Gesprek afronden.

4Welke stappen doorloop je?

1. Kies de uitkomst: nadenken, gaat tekenen, digitaal getekend, overleggen, geen interesse of later terugbellen.
2. Bij later bellen kies je een datum en beschikbaar belblok, of een maand en jaar voor een interne herinnering. Vul de reden in.
3. Bij geen interesse kies je een subreden; bij Anders schrijf je een toelichting.
4. Vraag expliciet of de klant morgen één Vriendendeal-mail wil ontvangen en leg ja of nee vast.
5. Controleer het uitnodigingsvinkje: dat staat standaard aan, maar werkt alleen samen met vastgelegde toestemming.
6. Kies Gesprek afronden en controleer de nieuwe status en afspraak.

6Wat leg je vast?

Uitkomst, notitie, vervolgdatum of maand, reden en expliciete toestemming of weigering voor de ene uitnodiging.

7Wanneer ben je klaar?

De nieuwe contactstatus en opvolging zijn opgeslagen. Een toegestane uitnodiging staat in de centrale Vriendendeal-lijst voor de volgende dag.

8Bij een uitzondering of probleem

Gaat tekenen is nog geen digitaal akkoord. Klant heeft digitaal getekend kan alleen met bevestigde ondertekening. Een maandkeuze maakt een interne, nog niet met de klant bevestigde herinnering, geen gereserveerd belblok. Een belpoging hoort niet als gevoerd gesprek afgerond.

9Wie neemt het over?

Service Desk bij opvolging; centraal hoofdbeheer voor handmatige Vriendendeal-verzending; Back Office na werkelijk digitaal akkoord.

1Wat is het doel?

Een afwijzing feitelijk vastleggen en inzicht krijgen in de redenen.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer de klant aangeeft niet verder te willen met de aanvraag.

3Waar vind je de functie?

Gesprek afronden → Klant heeft geen interesse; terugvinden via Geen interesses.

4Welke stappen doorloop je?

1. Vraag kort naar de reden zonder te blijven aandringen.
2. Kies de passende reden: te duur, ander aanbod, geen budget, geen behoefte, niet geschikt, geen vertrouwen, verhuizing, dubbel of anders.
3. Licht Anders toe en voeg alleen relevante details toe.
4. Rond het gesprek af en controleer de status.
5. Raadpleeg later Geen interesses voor analyse of een toegestane heropening.

6Wat leg je vast?

Reden, toelichting waar nodig, datum en eventuele expliciete afspraak. Geen negatieve beoordeling van de klant.

7Wanneer ben je klaar?

De afwijzing is opgeslagen. Na een week verdwijnt de aanvraag uit het overzicht van de partner; centraal blijft zij terug te vinden.

8Bij een uitzondering of probleem

Dit is archiveren uit het partneroverzicht, geen vernietiging van persoonsgegevens. Een getekend dossier behandel je niet als een gewone niet-geïnteresseerde aanvraag; laat een stop- of wijzigingsverzoek beoordelen.

9Wie neemt het over?

Service Desk/centraal beheer voor analyse; bij een getekende opdracht Back Office en bevoegd beheer.

1Wat is het doel?

Controleren hoe de klant de opgeleverde oplossing ervaart en open punten doorzetten.

2Wanneer doe je dit?

Bij een afterservice-afspraak na de Live-status van een gekoppeld BR-ON-dossier.

3Waar vind je de functie?

Agenda → Belagenda → soort afterservice → Behandelen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Lees de oplevering en open aandachtspunten voordat je belt.
2. Controleer met de klant of gebruik, uitleg en bereikbaarheid van de informatie duidelijk zijn.
3. Vraag of de klant de persoonlijke omgeving en het paspoort kan openen. Leg Bewaar mijn omgeving en de aparte onderhoudsdatum uit.
4. Vraag naar eventuele problemen en leg feitelijk vast wat de klant meldt.
5. Zet technische of administratieve punten bij de juiste verantwoordelijke uit.
6. Rond de afspraak af of plan een vervolg met een reden.

6Wat leg je vast?

Werkelijk contact, ervaringen, concrete meldingen, eigenaar en vervolgafspraak.

7Wanneer ben je klaar?

De nazorg is geregistreerd en ieder open punt heeft een vervolg. Niet bereikt is nog geen afgeronde nazorg.

8Bij een uitzondering of probleem

De toepassing bereidt een interne afspraak voor op ongeveer veertien dagen na Live; zondag schuift naar maandag. Die datum is niet vanzelf door de klant bevestigd. De koppeling en agendasynchronisatie moeten actief zijn. Het nazorggesprek na Live is geen onderhoudscheck. De eerste onderhoudscheck is pas 2,5 jaar na de werkelijke installatie en afgeronde eindcheck beschikbaar.

9Wie neemt het over?

Technische punten naar installateur/Back Office; administratieve punten naar Back Office; gesprekopvolging bij Service Desk.

1Wat is het doel?

Een compleet, correct dossier overnemen na het bevestigde digitale akkoord.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer de ondertekende aanvraag automatisch is overgedragen naar BR-ON.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Klanten → bestaand dossier openen → Actielijst; gebruik Facturen & betalingen voor de financiële werkvoorraad.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer klant, offertreferentie, aanbrengende partner en de werkelijk ondertekende documentversie.
2. Open de Actielijst en controleer digitaal akkoord, beschikbare ondertekende stukken en de BR-ON-koppeling afzonderlijk.
3. Vergelijk productregels, aansluiting, back-up, adres en bedragen met de ondertekende offerte. Huisaansluiting en omvormerfase zijn verschillende gegevens.
4. Controleer of de klantomgeving is aangemaakt en of de klanttoegangsmail ook bevestigd verstuurd is. Bij een ontbrekende mail maak je geen nieuwe klantomgeving.
5. Controleer de gekoppelde uitvoerder, eerdere schouw en aandachtspunten; open voor uitvoeringsacties het dossier in BR-AVO.
6. Bekijk het automatisch voorbereide factuurconcept. Ontbreekt de definitieve prijsbasis, laat die eerst herstellen. Leg ontbrekende gegevens en de verantwoordelijke vast.

6Wat leg je vast?

Ontbrekende of afwijkende gegevens en wie die oplost. Houd het bestaande dossiernummer aan.

7Wanneer ben je klaar?

Het bestaande dossier, de ondertekende bron en de open vervolgacties zijn gecontroleerd. De factuur kan inhoudelijk worden beoordeeld; zij wordt pas na bewuste verzending gemaild.

8Bij een uitzondering of probleem

Komt een ondertekende offerte niet binnen of is de status leeg? Laat de bestaande koppeling controleren. Maak geen duplicaat en wijzig geen ondertekenbewijs met een handmatige contactstatus.

9Wie neemt het over?

Back Office voor facturatie; centraal BR-AVO-beheer voor een ontbrekende uitvoerder.

1Wat is het doel?

De factuur laten aansluiten op de definitief overeengekomen opdracht.

2Wanneer doe je dit?

Na bevestigde ondertekening, beschikbare stukken en geslaagde overdracht; zodra het factuurconcept klaarstaat.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Facturen & betalingen of het klantdossier → Controleer factuur.

4Welke stappen doorloop je?

1. Open het concept van het juiste dossier. Het concept hoort bij de vastgelegde ondertekende offerte; maak niet nog een factuur voor dezelfde opdracht.
2. Controleer naam, factuuradres, ontvanger, offerteverwijzing, factuurnummer, datum en vervaldatum.
3. Vergelijk alle productregels, bedragen, btw-opbouw en totaal met de ondertekende afspraken. Ontbrekende gegevens zijn een controlepunt, geen reden om actuele catalogusprijzen te gebruiken.
4. Bekijk de factuur-PDF en lees het mailvoorbeeld. Controleer ook de bijlage, afzender en de betaalgegevens.
5. Vul zo nodig ontvanger, onderwerp en persoonlijke mailtekst aan. Zet het controle-vinkje pas als PDF en mailgegevens juist zijn. Wijzigt de inhoud daarna, controleer de nieuwe versie opnieuw.
6. Klik bewust één keer op Versturen. Wacht op de uitkomst en controleer daarna de verzendregistratie bij hetzelfde dossier.

6Wat leg je vast?

De gecontroleerde factuurversie en PDF, ontvanger en mailinhoud. Het systeem bewaart de medewerker, het verzendmoment en de uitkomst; leg afwijkingen met vervolgactie vast.

7Wanneer ben je klaar?

De mailserver heeft de verzending voor de gecontroleerde factuur en ontvanger geaccepteerd. Het vinkje betekent verstuurd, niet gelezen en niet betaald.

8Bij een uitzondering of probleem

Versturen ontbreekt? Laat je specifieke financiële rechten controleren. Bij Mislukt of Onzeker verstuurd volg je de aparte foutinstructie. Historische handmatige verzendregistratie blijft herkenbaar en bewijst geen verzending via de nieuwe mailfunctie. Een reeds verstuurde of betaalde factuur mag niet stilzwijgend worden vervangen.

9Wie neemt het over?

Back Office bewaakt ontvangst van de betaling.

1Wat is het doel?

De uitvoering pas op de werkelijk gecontroleerde betaling laten reageren.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer de volledige betaling aantoonbaar is ontvangen.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Facturen & betalingen → dossier → Betaling registreren.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de ontvangen betaling in de afgesproken financiële administratie.
2. Match bedrag, klant en factuur; onderzoek verschillen.
3. Kies daarna Betaling registreren, vink de gecontroleerde volledige ontvangst aan en kies Betaling bevestigd registreren.
4. Controleer Betaald en de volgende uitvoeringsactie.
5. Controleer dat de BR-AVO-installateur de prioritaire belactie ziet, of dat centraal beheer nog moet koppelen.
6. Open de gedeelde Actielijst opnieuw. De betaalstap volgt de registratie; voer de installateurkoppeling of planning verder in BR-AVO uit.

6Wat leg je vast?

De ontvangen betaling in de financiële administratie en de betaalregistratie in het juiste dossier.

7Wanneer ben je klaar?

De volledige ontvangst is gecontroleerd en vastgelegd; de uitvoeringsopvolging staat klaar.

8Bij een uitzondering of probleem

Een betaalbelofte, betaalbewijs van de klant of deelbetaling is niet automatisch een gecontroleerde volledige ontvangst. De bestanden tonen geen automatische bankkoppeling. Markeer een verschil niet als volledig betaald om verder te kunnen.

9Wie neemt het over?

Installateur: binnen drie werkdagen na geregistreerde betaling bellen voor schouw en planning. Centraal beheer koppelt een ontbrekende uitvoerder.

1Wat is het doel?

Benodigde apparatuur, beschikbaarheid en planning op elkaar afstemmen.

2Wanneer doe je dit?

Na betaling en tijdens de voorbereiding van de uitvoering.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Bestellingen & levering → OPEN bij de bestelling; controleer de gekoppelde klant en productregels.

4Welke stappen doorloop je?

1. Zoek op klant of dossier en controleer of de bestelling al bestaat.
2. Controleer orderregels, benodigd aantal, uit voorraad, te bestellen en ontvangen aantallen.
3. Bestaat geen order? Gebruik SYNCHRONISEER BETAALDE DOSSIERS en controleer het resultaat.
4. Verwerk de echte leverancierbevestiging, het leveranciersordernummer en verwachte leverdatum.
5. Stem leverdatum en installatiedatum af en kies BESTELLING OPSLAAN.
6. Gebruik BOEK LEVERING BINNEN pas als werkelijk is gecontroleerd wat is binnengekomen; VOORRAAD OPNIEUW BEREKENEN is een afzonderlijke administratieve actie.
7. Volg installatieplanning in het gekoppelde dossier. Laat installatieafspraken en uitvoerderkoppelingen in BR-AVO wijzigen, zodat er één planning blijft.

6Wat leg je vast?

Bestelstatus, leverancierreferentie, verwachte levering, installatiedatum en afwijkingen. Bewaar de relevante bevestiging via de afgesproken documentroute.

7Wanneer ben je klaar?

De bestelling, beschikbaarheid en planning passen bij elkaar; ontvangen goederen zijn gecontroleerd en correct verwerkt.

8Bij een uitzondering of probleem

Statussen lopen van Te bestellen via Concept, Besteld, Bevestigd en Onderweg naar Binnen en Gereed. Een status kiezen verstuurt geen bestelling aan de leverancier. Binnenboeken kan de nog te ontvangen hoeveelheden aan de voorraad toevoegen: doe dit niet blind bij een deellevering.

9Wie neemt het over?

Leverancier bevestigt en levert; Back Office verwerkt; installateur stemt uitvoering af.

1Wat is het doel?

Zorgen dat de vastgelegde eindcheck, systeemgegevens en onderhoudsdatums kloppen.

2Wanneer doe je dit?

Na Oplevering indienen door de installateur.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → klantdossier → Actielijst → Administratieve oplevercontrole → Controle vastleggen. Oplevergegevens komen uit BR-AVO → Installaties → opdracht.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de werkelijke installatiedatum, beide serienummers, verantwoordelijke installateur, 17 eindcheckpunten en relevante foto’s.
2. Stem onvolledige of tegenstrijdige informatie af met de installateur. Vink niets aan alleen om door te kunnen.
3. Na de complete opgeslagen eindcheck verschijnen de eindcheckstempel en onderhoudstermijnen in de persoonlijke klantomgeving. Controleer dit met een bevoegde beheerder.
4. Houd de werkelijke installatiedatum en de datum waarop de eindcheck is vastgelegd uit elkaar.
5. Controleer dat de klant toegang heeft. Voor de nieuwe omgeving gebruikt centraal beheer Klantomgeving → Persoonlijke klantlink en E-mailstatus.
6. Leg na de inhoudelijke beoordeling de Administratieve oplevercontrole met toelichting vast in de Actielijst. De werkelijke eindcheck van de installateur blijft een afzonderlijk bewijs.
7. Rond daarna de EMS- en contractcontroles afzonderlijk af.

6Wat leg je vast?

De inhoudelijke administratieve controle met medewerker, moment en toelichting. Leg ontbrekende oplevergegevens en hun vervolgactie vast; gebruik geen controle-vinkje als vervanging voor de eindcheck.

7Wanneer ben je klaar?

Oplevergegevens, eindcheckstempel en termijnbasis kloppen; resterende punten hebben een eigenaar. Live wordt pas na de eigen controles geregistreerd.

8Bij een uitzondering of probleem

De persoonlijke omgeving wordt al na bevestigde ondertekening voorbereid; zij wacht niet op Live. De klanttoegangsmail wordt automatisch verwerkt wanneer klantmails zijn ingeschakeld. De oudere afzonderlijke paspoortdeel-link is een andere route en mailt niet vanzelf. Een Back Office-account heeft niet automatisch BR-AVO-beheerrechten.

9Wie neemt het over?

Back Office voor EMS/contract en Live; centraal beheer voor toegangs- of paspoortafwijkingen; Service Desk voor vragen van de klant.

1Wat is het doel?

Alleen een daadwerkelijk gebruiksklaar dossier op Live zetten.

2Wanneer doe je dit?

Na gecontroleerde oplevering, afronding van EMS en de toepasselijke energiecontractstap.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → klantdossier → EMS / afronding controleren; controleer daarna de bestaande EMS- en contractvelden.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer dat de oplevering is afgerond en open problemen zijn afgehandeld.
2. Laat de feitelijke EMS-activering en contracthandeling via de geldende leveranciersroute uitvoeren.
3. Vul de echte EMS REFERENTIE / ACTIVATIECODE in.
4. Selecteer bij de energiecontractstap Afgerond of onderbouwd Niet van toepassing.
5. Gebruik EMS ACTIEF + KLANT LIVE en controleer de nieuwe status.
6. Controleer de afterservice-opvolging in BR-AVO.

6Wat leg je vast?

EMS-referentie, werkelijke contractuitkomst, controlegegevens en eventuele resterende acties.

7Wanneer ben je klaar?

De werkelijkheid en de Live-registratie komen overeen; nazorg wordt opgevolgd.

8Bij een uitzondering of probleem

Deze knop registreert statussen in het dossier; de aangeleverde functie toont geen externe EMS- of energieleverancieractivering. Gebruik Niet van toepassing niet om een ontbrekend contract te omzeilen. Een FullFlex-terugbelactie is een verzoek, geen afgesloten contract.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor afterservice; leveranciers/Back Office voor eventuele resterende inhoudelijke afstemming.

1Wat is het doel?

Weten welke opdrachten je kunt behandelen en hoe je met Back Office afstemt.

2Wanneer doe je dit?

Voor de eerste bestelling of eerste toegang tot een programma.

3Waar vind je de functie?

Je afgesproken contactroute met Back Office. BR-ON → Leveranciers is het interne leveranciersbeheer; een registratie daar geeft niet vanzelf een extern gebruikersaccount.

4Welke stappen doorloop je?

1. Laat centraal beheer vaststellen welk account bij je organisatie hoort.
2. Laat met jouw eigen account controleren welke module en gegevens zichtbaar zijn.
3. Leg vast wie de contactpersoon bij Back Office is en welk kanaal voor orders en afwijkingen geldt.
4. Werk alleen binnen de bevestigde toegang; stuur informatie anders via het afgesproken contactkanaal naar Back Office.

6Wat leg je vast?

De afgesproken contactroute, verantwoordelijkheden en geverifieerde accounttoegang in de onboardingafspraken.

7Wanneer ben je klaar?

Je weet wat je zelf mag registreren en wat Back Office namens jou verwerkt.

8Bij een uitzondering of probleem

De nieuwe BR-ON-werkplek is voor interne Back Office. Een leverancier krijgt daardoor niet automatisch toegang tot klanten, facturen of interne actielijsten. Gebruik alleen een afzonderlijk bevestigde bestaande accounttoegang; laat onduidelijke rechten eerst beoordelen.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer bevestigt toegang; Back Office stemt de logistieke werkwijze af.

1Wat is het doel?

Back Office voldoende informatie geven om een bestelling en installatie te plannen.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer je via de afgesproken route een bestelling of beschikbaarheidsvraag krijgt.

3Waar vind je de functie?

De ontvangen order en het afgesproken contactkanaal; Back Office verwerkt dit in BR-ON → Bestellingen & levering → OPEN.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer referentie, producten, aantallen en gevraagde datum.
2. Geef de feitelijke beschikbaarheid en eventuele beperking aan.
3. Bevestig je eigen ordernummer en verwachte leverdatum.
4. Meld een verschil of alternatief expliciet; laat het besluit daarover bij de bevoegde contactpersoon.
5. Controleer bij onduidelijkheid of Back Office de bevestiging heeft ontvangen.

6Wat leg je vast?

Orderreferentie, leverancierreferentie, aantallen, leververwachting en afwijkingen in de bevestiging.

7Wanneer ben je klaar?

Back Office beschikt over een eenduidige bevestiging en kan de bestelling bijwerken.

8Bij een uitzondering of probleem

Een verwachte datum is geen bewijs van verzending. Het wijzigen van een BR-ON-status is niet aangetoond als automatische ordermail; vertrouw op de afgesproken bevestigingsroute.

9Wie neemt het over?

Back Office verwerkt de bevestiging en stemt af met de installateur.

1Wat is het doel?

Voorkomen dat de installateur op een onvolledige of verkeerde levering rekent.

2Wanneer doe je dit?

Bij verzending, datumwijziging, deellevering, schade of een inhoudelijk verschil.

3Waar vind je de functie?

Het afgesproken contactkanaal naar Back Office; BR-ON bewaart bestelstatus, verwachte datum en notities.

4Welke stappen doorloop je?

1. Vermeld de orderreferentie en wat daadwerkelijk wordt geleverd.
2. Geef bruikbare leverinformatie door voor zover beschikbaar.
3. Meld ontbrekende aantallen, vertraging of schade met feitelijke details.
4. Vraag bevestiging als de installatieplanning geraakt wordt.
5. Laat Back Office de werkelijk ontvangen aantallen en voorraad verwerken.

6Wat leg je vast?

Afwijking, aantallen, relevante leverinformatie, verwachte oplossing en verantwoordelijke contactpersoon.

7Wanneer ben je klaar?

Back Office kent de actuele situatie en kan klant en installateur correct informeren.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen andere producten of leveradressen als goedgekeurd voorstellen zonder bevestiging. Zelf voorraad binnenboeken is alleen aan de orde als die bevoegdheid en werkwijze uitdrukkelijk zijn vastgesteld.

9Wie neemt het over?

Back Office coördineert; de installateur plant op basis van bevestigde gegevens.

1Wat is het doel?

Een verzoek voor een energiedienst niet verwarren met een batterijbestelling.

2Wanneer doe je dit?

Als je als energie-/EMS-partner een gekoppelde terugbelactie ontvangt.

3Waar vind je de functie?

Het bevestigde contactkanaal voor jouw energie-/EMS-opdracht. Back Office verwerkt de uitkomst in BR-ON bij de klant; de agenda’s worden in BR-AVO behandeld.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de toegewezen klant, het doel van de actie en beschikbare toestemming/afspraak.
2. Voer de overeengekomen externe dienstverleningsstap uit.
3. Geef het werkelijke resultaat en de relevante referentie door.
4. Laat Back Office controleren of de dossierstatus mag worden bijgewerkt.

6Wat leg je vast?

Werkelijk contact, uitkomst, eventuele referentie en open vervolgactie.

7Wanneer ben je klaar?

Het resultaat is bevestigd en door de bevoegde medewerker in het dossier verwerkt.

8Bij een uitzondering of probleem

Een terugbelverzoek bewijst geen afgesloten energiecontract of externe EMS-activering. Gebruik alleen de specifiek afgesproken dienstverlening en toegang. De oude leveranciersagenda in BR-ON is geen dagelijkse werkroute in de nieuwe Back Office-werkplek.

9Wie neemt het over?

Back Office bewaakt contract-/EMS-afhandeling en de eventuele Live-status.

1Wat is het doel?

Alleen uitvoerbare, aan je bedrijf toegewezen opdrachten in behandeling nemen.

2Wanneer doe je dit?

Bij een nieuw koppelverzoek, eigen aanbreng of een opdracht voor technische schouw.

3Waar vind je de functie?

Installaties → Actielijst → Open → Reactie op opdracht.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer klant, locatie, onderzoeksvraag, betaling en de gevraagde uitvoering.
2. Kies Opdracht accepteren wanneer je bedrijf kan uitvoeren.
3. Kun je niet uitvoeren? Kies Andere installateur aanvragen en vul de reden in.
4. Gebruik Reactie opslaan en controleer de bijgewerkte opdracht.
5. Volg de volgende actie in de actielijst.

6Wat leg je vast?

Acceptatie of verzoek om een andere installateur, met relevante reden en bijzonderheden.

7Wanneer ben je klaar?

De reactie is opgeslagen en duidelijk voor centraal beheer.

8Bij een uitzondering of probleem

Eigen klanten worden alleen automatisch aan je bedrijf gekoppeld als het bedrijf installatieklaar is. Zie je geen opdracht, controleer dan de koppeling via centraal beheer. Een andere uitvoerder kiezen verandert de aanbrengende partner niet.

9Wie neemt het over?

Jij bij acceptatie; centraal beheer bij een verzoek om een andere installateur.

1Wat is het doel?

De klant tijdig spreken over de technische schouw en installatieplanning.

2Wanneer doe je dit?

Zodra de volledige klantbetaling in BR-ON is geregistreerd. Bij akkoord staat de actie al klaar met wachten op betaling.

3Waar vind je de functie?

Installaties → Actielijst → Open → Klant bellen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de betaalregistratie en de uiterste beldatum.
2. Bel de klant om schouw en planning af te stemmen.
3. Kies Klant gesproken · schouw en planning besproken alleen na werkelijk contact.
4. Kies bij geen gehoor Niet bereikt · opnieuw bellen en noteer de poging en het vervolg.
5. Gebruik Contact vastleggen en controleer de actielijst.

6Wat leg je vast?

Contactresultaat, gemaakte afspraak en korte toelichting. Houd een niet-bereikte klant in opvolging.

7Wanneer ben je klaar?

De klant is werkelijk gesproken en het vervolg is vastgelegd. Een poging alleen sluit de belactie niet af.

8Bij een uitzondering of probleem

De termijn is drie werkdagen vanaf de betaalregistratie; zaterdag en zondag tellen niet mee. De huidige berekening heeft geen aparte feestdagenkalender. Een latere koppeling start de termijn niet opnieuw. Meld een dreigende overschrijding aan centraal beheer.

9Wie neemt het over?

Installateur voor schouw en planning; centraal beheer bij een knelpunt.

1Wat is het doel?

De feitelijke uitvoerbaarheid en eventuele afwijkingen controleerbaar vastleggen.

2Wanneer doe je dit?

Na een schouwverzoek of als de uitvoering nog technisch beoordeeld moet worden.

3Waar vind je de functie?

Installaties → Actielijst → opdracht → Technische schouw; bij een gekoppeld BR-ON-dossier via Planning, foto’s en oplevering openen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de werkelijke situatie met de bevoegde technische medewerker.
2. Vul de gevraagde aansluit-, meterkast-, CT-meting-, vermogens-, plaatsings-, draagkracht- en bereikbaarheidsgegevens in.
3. Leg kabelroute/lengten, internet, zonnepanelen en back-up vast waar gevraagd.
4. Beschrijf afwijkingen, uitkomst en eventueel meerwerk afzonderlijk.
5. Controleer de verklaring en gebruik Schouw indienen.
6. Stem gevolgen voor aanbod en planning af voordat je extra werk als overeengekomen beschouwt.

6Wat leg je vast?

De antwoorden op alle schouwpunten, technische notities, relevante foto’s, uitkomst en eventueel gespecificeerde meerwerkgegevens.

7Wanneer ben je klaar?

De schouw is inhoudelijk compleet, opgeslagen en beschikbaar voor de volgende behandelaar.

8Bij een uitzondering of probleem

Deze les is een registratie-instructie, geen technische installatieopleiding. Een schouw vóór ondertekening blijft bij de aanvraag en gaat bij akkoord mee naar BR-ON. Een bedrag invullen is geen klantakkoord op meerwerk.

9Wie neemt het over?

Service Desk bij een gewijzigde offerte; Back Office en installateur bij uitvoeringsvoorbereiding.

1Wat is het doel?

Een haalbare uitvoeringsafspraak vastleggen die past bij betaling, schouw en levering.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer betaling is geregistreerd en de technische schouw is afgerond.

3Waar vind je de functie?

Installaties → opdracht → Planning, foto’s en oplevering openen → Planning doorgeven.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer betaalstatus, schouw en open afwijkingen.
2. Stem beschikbaarheid van klant, eigen team en materiaal af.
3. Vul installatiemoment, duur, team en relevante notitie in.
4. Kies Planning doorgeven.
5. Controleer de opgeslagen planning en geef wijzigingen tijdig door aan Back Office.

6Wat leg je vast?

Datum en tijd, verwachte duur, uitvoerend team en afspraken over locatie/toegang in de daarvoor bestemde velden.

7Wanneer ben je klaar?

De planning is opgeslagen en afgestemd met de betrokken partijen.

8Bij een uitzondering of probleem

De toepassing blokkeert plannen zonder betaling of afgeronde schouw. Omzeil dit niet met een handmatige status. De juiste knop volgt pas na het gekoppelde dossier; een offerteaanvraag is nog geen planningsdossier.

9Wie neemt het over?

Back Office coördineert bestelling en levering; installateur bereidt de uitvoering voor.

1Wat is het doel?

Een controleerbare oplevering aanleveren aan Back Office.

2Wanneer doe je dit?

Na uitvoering en de vereiste technische controles.

3Waar vind je de functie?

Installaties → opdracht → Planning, foto’s en oplevering openen → Foto uploaden / Oplevering indienen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Vul de werkelijke installatiedatum in, niet alleen de geplande afspraakdatum. Vul beide serienummers en de verantwoordelijke installateur in.
2. Upload duidelijke foto’s in de relevante categorieën: meterkast, detail, plaatsing, vloer, kabelroute, PV-omvormer, oplevering en serienummer.
3. Doorloop de 17 aanwezige controlepunten, waaronder apparaat/locatie, fabrikantvoorschriften, bevestiging, bekabeling, beveiliging, aarding, fase/polariteit, back-up waar van toepassing, communicatie, instellingen en eindtest.
4. Controleer ook documentatie, uitleg aan de klant en veilige/schone werkplek.
5. Bevestig alleen werkelijk uitgevoerde controles en kies Oplevering indienen.

6Wat leg je vast?

Alle gevraagde oplevervelden, checklist, relevante foto’s, serienummers en eventuele nog open afwijking.

7Wanneer ben je klaar?

De complete eindcheck is opgeslagen. Het digitale klantpaspoort krijgt de eindcheckstempel en de onderhoudstermijnen worden op de werkelijke installatiedatum gebaseerd. Back Office controleert daarnaast de oplevering en resterende EMS/Live-stappen.

8Bij een uitzondering of probleem

Een ontbrekend controlepunt vink je niet zomaar aan. Los het op of bespreek de uitzondering met de verantwoordelijke. Een geüploade foto vervangt een technische controle niet. Foto’s moeten JPG, PNG of WebP zijn en binnen de bestandslimiet passen.

9Wie neemt het over?

Back Office controleert het dossier en EMS/Live; de klant ziet de geregistreerde eindcheck in het persoonlijke paspoort. Centraal beheer behandelt ontbrekende of onjuiste klanttoegang.

1Wat is het doel?

Geïnteresseerden bij jouw partneromgeving en, waar van toepassing, het juiste teamlid laten binnenkomen.

2Wanneer doe je dit?

Bij een campagne, persoonlijk contact, winkelpresentatie of vervolg na een masterclass.

3Waar vind je de functie?

Overzicht → Uw klantpagina; voor een persoonlijke link Team → Persoonlijke link.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de geselecteerde partner en open Uw klantpagina.
2. Controleer naam, logo en aanbod voordat je de link deelt.
3. Gebruik een persoonlijke teamlink als deze voor jou zichtbaar is.
4. Controleer dat de vraag Aangebracht door aanstaat en je teamnaam actief en zichtbaar is als persoonlijke toeschrijving gewenst is.
5. Deel de link via het eigen toegestane communicatiekanaal.

6Wat leg je vast?

Gebruik de link uit het portaal. Maak geen eigen lijst met klantgegevens buiten het daarvoor bestemde proces.

7Wanneer ben je klaar?

De gedeelde link opent de juiste pagina en de bedoelde partner/teamverwijzing is behouden.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen persoonlijke link? Controleer met je partnerhoofdbeheerder of je teamprofiel actief en zichtbaar is; centraal beheer zet de optionele teamvraag aan. Een algemene partnerlink is niet vanzelf een persoonlijke teamlink.

9Wie neemt het over?

Klant vult in; Service Desk bespreekt; jij volgt de voortgang.

1Wat is het doel?

Eenvoudig een herkenbare uitnodiging naar de eigen doelgroep voorbereiden.

2Wanneer doe je dit?

Als je bestaande klanten, prospects, medewerkers, leden of deelnemers wilt informeren.

3Waar vind je de functie?

Campagnes → passend onderwerp bij jouw partnertype en organisatieprofiel.

4Welke stappen doorloop je?

1. Kies een onderwerp dat aansluit bij de doelgroep en het moment.
2. Controleer partnernaam, link en aangeboden model.
3. Lees de tekst en pas de aanspreekvorm en praktische context aan zonder productbeloften uit te breiden.
4. Gebruik de kopieerknop voor onderwerp, bericht of het geheel.
5. Plak in je eigen e-mail- of communicatieprogramma en controleer vóór versturen ontvangers, tekst en link.

6Wat leg je vast?

Bewaar de gekozen campagne en periode via jullie eigen afgesproken werkwijze; het kopiëren van tekst is geen geregistreerde verzending.

7Wanneer ben je klaar?

De juiste tekst en link zijn gecontroleerd en via het eigen toegestane kanaal gebruikt.

8Bij een uitzondering of probleem

De sjablonen noemen onder meer het Maximale Zekerheidspakket ter waarde van €500, speciaal opgeleide installateurs en €0 EMS-abonnementskosten per maand. Controleer de actuele offertevoorwaarden. “Tot 50%” is geen belofte voor iedere klant of ieder vergelijkbaar product. Ontbreekt een organisatieprofiel, laat dit centraal instellen.

9Wie neemt het over?

Klant vult de pagina in; het adviesteam behandelt de aanvraag.

1Wat is het doel?

Snel zien wat er met je aanvragen gebeurt, zonder het commerciële dossier zelf te wijzigen.

2Wanneer doe je dit?

Bij de dagelijkse controle of een vraag van een klant.

3Waar vind je de functie?

Overzicht, Offerte bekijken, Open en Agenda → Belagenda.

4Welke stappen doorloop je?

1. Zoek op klantnaam en gebruik status, aanvraagsoort, datum en waar beschikbaar teamlid.
2. Sorteer op bijvoorbeeld naam of eerstvolgende afspraak.
3. Controleer pakket, status en volgende afspraak.
4. Open de PDF met Offerte bekijken; print alleen als dat nodig en toegestaan is.
5. Lees via Open het vervolg en raadpleeg Agenda voor de terugbelafspraak.

6Wat leg je vast?

Een vraag of fout meld je via Q&A → Tickets met de benodigde referentie. Verander geen inhoud via omwegen.

7Wanneer ben je klaar?

Je weet de actuele stand en kunt een klant naar de juiste volgende stap verwijzen.

8Bij een uitzondering of probleem

Partners hebben inzage; het interne team behandelt offertegesprekken en contactstatussen. Teamleden zien alleen hun eigen toegeschreven aanvragen. Filters wissen verwijdert alleen filters. Geen interesse verdwijnt na een week uit het partneroverzicht, niet uit de centrale administratie.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor advies en commerciële opvolging; Back Office en installateur na akkoord.

1Wat is het doel?

Een controleerbaar overzicht maken van verkopen en vastgelegde commissieafspraken.

2Wanneer doe je dit?

Voor eigen inzicht of afstemming over een overzicht.

3Waar vind je de functie?

Verkopen & commissies.

4Welke stappen doorloop je?

1. Kies de juiste partner en controleer het bereik van je rol.
2. Filter op klantnaam, datum en waar beschikbaar teamlid.
3. Kies Datumfilter op: Aanvraagdatum of Betaaldatum.
4. Kies Klantbetaling: Alleen betaald of Alle aanvragen en gebruik Overzicht tonen.
5. Controleer ontbrekende commissieafspraken.
6. Gebruik Exporteer CSV of Afdrukken / PDF voor de gecontroleerde selectie.

6Wat leg je vast?

Noteer bij een vraag de selectie, periode, datumgrondslag en betreffende referentie. Bewaar exports alleen waar bevoegd.

7Wanneer ben je klaar?

De selectie en betekenis van de bedragen zijn duidelijk, inclusief eventuele ontbrekende afspraken.

8Bij een uitzondering of probleem

Een getekende offerte telt niet vanzelf als betaalde klant. Een ontbrekende afspraak is geen commissie van nul. Wijzigingen in financiële afspraken verlopen via centraal beheer. Uitbetalingsmoment, controles en eventuele partnerfacturatie volgen de overeenkomst; die zijn niet universeel uit deze schermen af te leiden.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer/Back Office voor een afwijking of uitbetalingsvraag.

1Wat is het doel?

Teamleden de juiste eigen inzage en herkenbare naam geven.

2Wanneer doe je dit?

Bij een nieuw teamlid, naamswijziging of beëindiging van toegang.

3Waar vind je de functie?

In de eigen partneromgeving → Team → Teamlid toevoegen + of Beheren.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de partneromgeving.
2. Vul naam en e-mailadres in en kies de toegestane rol Teamlid of Partner · alleen inzage.
3. Stel Toegang actief en Naam tonen bij Aangebracht door bewust in.
4. Verstuur alleen indien gewenst een uitnodiging voor een nog niet bestaand account.
5. Gebruik Toegang opslaan en controleer de teamlijst en eventuele persoonlijke link.

6Wat leg je vast?

Naam, actieve toegang, teamrol en zichtbaarheid op de klantpagina.

7Wanneer ben je klaar?

Het teamlid heeft passende toegang en de naam/link klopt.

8Bij een uitzondering of probleem

Partnerhoofdbeheer kan geen centrale rollen, installateursrechten of financiële afspraken wijzigen. Ook het aanzetten van de teamvraag gebeurt centraal bij het partnerpakket. Een bestaande gebruiker hoeft geen tweede account te krijgen.

9Wie neemt het over?

Teamlid gebruikt eigen link; centraal beheer behandelt aanvullende rechten of financiële afspraken.

1Wat is het doel?

Medewerkers informeren over de daadwerkelijk afgesproken werkgeversroute.

2Wanneer doe je dit?

Als centraal beheer het profiel werkgeversmodel heeft ingesteld en die samenwerking is overeengekomen.

3Waar vind je de functie?

Campagnes in de organisatieomgeving; de overeenkomst en interne HR-afspraken bepalen de voorwaarden.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer met de organisatiecontactpersoon dat het werkgeversmodel van toepassing is.
2. Gebruik de campagne voor medewerkers met uitleg over dat model.
3. Controleer wie binnen de organisatie vragen over deelnamevoorwaarden kan beantwoorden.
4. Deel de juiste klantpagina; laat de klant daar de offerte aanvragen.
5. Laat het adviesteam het batterijaanbod bespreken en HR de werkgeversafspraken toelichten.

6Wat leg je vast?

De geldende modelkeuze en contactpersoon voor organisatievoorwaarden; klantinhoud hoort in het klantdossier.

7Wanneer ben je klaar?

De medewerker weet welke route geldt en bij wie hij aanbod- en werkgeversvragen kan stellen.

8Bij een uitzondering of probleem

Een profielnaam bewijst geen individueel fiscaal voordeel, salarisverrekening of financiering. Deze details zijn niet als algemene voorwaarden in de portalcode vastgelegd; controleer de gesloten overeenkomst en HR-uitwerking.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor de batterij; organisatie/HR voor deelnamevoorwaarden.

1Wat is het doel?

Medewerkers naar het collectieve aanbod leiden zonder dit als werkgeversfinanciering te presenteren.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer voor het bedrijf het profiel collectief is afgesproken.

3Waar vind je de functie?

Campagnes → de teksten voor medewerkers in het collectieve profiel.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer dat het collectieve model actief is.
2. Kies de medewerkersuitnodiging en controleer tekst en klantlink.
3. Leg uit dat de klant zelf zijn situatie invult en het team de offerte bespreekt.
4. Verwijs vragen over persoonlijke geschiktheid en voorwaarden naar het adviesteam.
5. Volg de aanvragen binnen de toegekende portaalrechten.

6Wat leg je vast?

De bevestigde profielkeuze en relevante organisatieafspraken; geen onnodige personeelsinformatie in campagnebestanden.

7Wanneer ben je klaar?

De gebruikte tekst klopt met het collectieve aanbod en de link verwijst naar de eigen omgeving.

8Bij een uitzondering of probleem

Gebruik niet tegelijk de werkgeversmodeltekst als die route niet is afgesproken. Collectieve deelname is geen bewijs van een bijdrage, lening of salarisregeling door de werkgever.

9Wie neemt het over?

Service Desk behandelt de offerte; organisatie volgt de voortgang binnen haar rechten.

1Wat is het doel?

Leden informeren via de collectieve verenigingsroute en transparant zijn over de afspraak voor de club.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer het organisatieprofiel vereniging/collectief is ingesteld.

3Waar vind je de functie?

Campagnes → teksten voor leden; financiële afspraken bij centraal beheer en in de overeenkomst.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer profiel, verenigingsnaam en klantlink.
2. Gebruik de ledenuitnodiging en niet de tekst voor werknemers.
3. Leg uit dat leden zelf een offerte kunnen aanvragen en met het adviesteam spreken.
4. Benoem sponsoring alleen volgens de werkelijke overeenkomst.
5. Volg aanvragen en, waar bevoegd, de financiële overzichten zonder uitbetaling te suggereren.

6Wat leg je vast?

De afgesproken sponsor-/commissiegrondslag via centraal beheer; geen zelfbedachte bedragen in een campagne.

7Wanneer ben je klaar?

De doelgroep, link en sponsorbelofte sluiten aan op de bevestigde afspraken.

8Bij een uitzondering of probleem

Een aanvraag of handtekening is niet vanzelf een sponsoruitbetaling. Noem geen vast sponsorbedrag of uitbetaaldatum als die niet is vastgelegd.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor klanten; centraal beheer/Back Office voor vragen over de sponsorafspraak.

1Wat is het doel?

Een bijeenkomst met de juiste gegevens, eigenaar en inschrijfstatus klaarzetten.

2Wanneer doe je dit?

Na afstemming over datum, locatie, verantwoordelijke trainer en capaciteit.

3Waar vind je de functie?

Masterclasses → Masterclass plannen +; bij een bestaande bijeenkomst Open → Aanpassen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Kies de juiste trainerpartner en verantwoordelijke trainer.
2. Vul titel, begin- en eindtijd, locatie, adres, plaats, maximum deelnemers en organisator in.
3. Controleer trainernaam, organisatie en omschrijving.
4. Kies bewust Concept, Open voor inschrijving, Vol, Afgerond of Geannuleerd.
5. Gebruik Masterclass opslaan en open het resultaat ter controle.

6Wat leg je vast?

De bijeenkomstgegevens, verantwoordelijke en actuele status.

7Wanneer ben je klaar?

De bijeenkomst staat met de juiste gegevens in de planner; inschrijven is alleen aangeboden als dat daadwerkelijk bedoeld is.

8Bij een uitzondering of probleem

Een teamtrainer ziet/beheert de eigen toegewezen masterclasses; een partnerhoofdbeheerder heeft ruimere inzage binnen de trainerpartner. Een bestaande BR-ON-masterclass kan door centraal beheer worden gekoppeld in plaats van dubbel aangemaakt.

9Wie neemt het over?

Trainer/organisator deelt de gecontroleerde inschrijflink.

1Wat is het doel?

Deelnemers bij de juiste bijeenkomst laten inschrijven.

2Wanneer doe je dit?

Voordat je een uitnodiging publiceert of een campagne verstuurt.

3Waar vind je de functie?

Masterclasses → Open → Deelnemers uitnodigen → Inschrijfpagina openen; daarnaast Campagnes.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer datum, tijd, locatie en status in de bijeenkomst.
2. Open de getoonde inschrijflink met het unieke eventkenmerk.
3. Controleer dat de publieke pagina precies deze bijeenkomst toont.
4. Gebruik het campagnesjabloon voor de masterclass en plaats de juiste inschrijflink bij de uitnodiging.
5. Controleer apart of de bijeenkomst zichtbaar is op de bedoelde publieke websiteagenda.

6Wat leg je vast?

De definitieve bijeenkomstgegevens en gebruikte inschrijflink via de afgesproken campagnewerkwijze.

7Wanneer ben je klaar?

De publieke inschrijflink is gecontroleerd en eventuele agenda-publicatie is daadwerkelijk gezien.

8Bij een uitzondering of probleem

BR-AVO gebruikt dezelfde masterclassgegevens en bestaande aanmeldroute. Dat bewijst niet dat iedere websiteagenda automatisch correct is gekoppeld: de actuele publieke kalendercode is niet meegeleverd. Test dit vóór je agenda-synchronisatie als bevestigd beschouwt.

9Wie neemt het over?

Deelnemer schrijft in; trainer bewaakt de deelnemerslijst.

1Wat is het doel?

Een juiste deelnemerslijst en een feitelijke registratie van aanwezigheid bijhouden.

2Wanneer doe je dit?

Voor, tijdens en na de bijeenkomst.

3Waar vind je de functie?

Masterclasses → Open → Deelnemers & opvolging → Open of Deelnemer toevoegen +.

4Welke stappen doorloop je?

1. Zoek eerst of de deelnemer al bestaat.
2. Controleer naam, e-mailadres en relevante organisatiegegevens.
3. Kies de werkelijke status: Aangemeld, Aanwezig, Niet verschenen, Afgezegd, Aanvraag of Verkoop.
4. Vink aanvullende kenmerken alleen aan als ze werkelijk van toepassing zijn.
5. Gebruik Deelnemer opslaan en controleer de lijst.
6. Exporteer CSV alleen voor een noodzakelijke, toegestane toepassing.

6Wat leg je vast?

Juiste deelnemer, aanwezigheid en feitelijke opvolgkenmerken. Houd exports zorgvuldig bij.

7Wanneer ben je klaar?

De lijst geeft de werkelijke situatie weer en onjuiste of dubbele registraties zijn uitgezocht.

8Bij een uitzondering of probleem

Verkoop markeren maakt geen betaalde commissie aan. De velden BR-ON-aanmelding of Overeenkomst zijn kenmerken, geen bewijs van een automatische klantoverdracht. Het veld Vriendendeals is niet de nieuwe enquête-/bomenadministratie.

9Wie neemt het over?

Trainer voor opvolging; Service Desk voor een echte offerteaanvraag.

1Wat is het doel?

Een geïnteresseerde deelnemer naar de passende vervolgstap begeleiden.

2Wanneer doe je dit?

Aan het einde van de masterclass en bij de afgesproken opvolging.

3Waar vind je de functie?

Masterclass → Na de masterclass → Uw offertepagina; Campagnes voor de passende vervolgtekst.

4Welke stappen doorloop je?

1. Beantwoord algemene vragen binnen de uitleg van de masterclass.
2. Deel de eigen offertepagina uit de bijeenkomst.
3. Leg uit dat de deelnemer zelf gegevens invult en een terugbelmoment kiest.
4. Verwijs inhoudelijke offertevragen naar het adviesteam.
5. Werk deelnemerkenmerken alleen bij op basis van echte feiten en volg echte aanvragen in Overzicht.

6Wat leg je vast?

Feitelijke opvolging en relevante vraag; geen onbevestigde verkoop of betaling.

7Wanneer ben je klaar?

De deelnemer weet hoe hij verder kan; een nieuwe aanvraag volgt de gewone BR-AVO-klantreis.

8Bij een uitzondering of probleem

Een masterclassinschrijving is geen offerteaanvraag en geen toestemming voor onbeperkte reclame. Een persoonlijk advies of technische zekerheid die je niet kunt onderbouwen, laat je door het bevoegde team beoordelen.

9Wie neemt het over?

Klant vraagt aan; Service Desk behandelt; Back Office volgt na ondertekening.

1Wat is het doel?

Weten wat klanten na ondertekening zelf kunnen volgen en terugvinden.

2Wanneer doe je dit?

Bij de uitleg over het vervolg na tekenen, installatie en nazorg.

3Waar vind je de functie?

De klant opent de persoonlijke link uit de klanttoegangsmail. Medewerkers met klantzorgtoegang gebruiken BR-AVO → Klantomgeving.

4Welke stappen doorloop je?

1. Na bevestigde ondertekening wordt de klantomgeving voorbereid. Een contactstatus Gaat tekenen is hiervoor onvoldoende.
2. De klant volgt de voortgang en de vastgelegde installatiedatum, opent het digitale paspoort en stelt vragen.
3. Elk product heeft twee pagina’s: systeemgegevens en eindcheck, plus de servicehistorie.
4. De stempel volgt op de complete opgeslagen eindcheck met werkelijke installatiedatum en uitvoerder. De stempel is geen bewijs dat alle EMS- en Live-stappen al klaar zijn.
5. Onder Service & onderhoud staan checks na 2,5, 5 en 7,5 jaar. Zonder vastgelegde installatie/eindcheck staat de datum nog niet vast.
6. Later toegevoegde producten, zoals zonnepanelen of een laadpaal, krijgen eigen pagina’s na inrichting door centraal beheer.

6Wat leg je vast?

Leg vragen of afwijkingen bij het bestaande dossier vast. Gebruik de productgegevens en registraties die werkelijk aanwezig zijn.

7Wanneer ben je klaar?

Je kunt klantomgeving, eindcheck, Live en onderhoud van elkaar onderscheiden.

8Bij een uitzondering of probleem

De persoonlijke link is de toegangssleutel; een klant hoeft daarvoor geen apart wachtwoord in te stellen. Ken je alleen een e-mailadres, dan heb je nog geen toegang. Deel persoonlijke links niet in openbare campagnes.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor klantvragen; centraal beheer voor toegang en extra productpagina’s; uitvoerders voor de eigen toegewezen taken.

1Wat is het doel?

Een partner met de juiste links, accountuitleg en eerste stappen laten beginnen.

2Wanneer doe je dit?

Nadat het partnerpakket is opgeslagen, de klantpagina is gecontroleerd en een actief gebruikersaccount is gekoppeld.

3Waar vind je de functie?

People → Partnerpakketten → betreffende partner → Beheren → Gebruikers & welkomstpakket → Welkomstmail bekijken; of Welkomstpakket versturen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer de partner, de eigen klantpagina, de samenwerkingsvorm en de actieve gekoppelde accounts.
2. Kies bij meerdere gebruikers expliciet het bedoelde account. Controleer inlogadres en toegang tot deze partner.
3. Open Welkomstmail bekijken. Een nieuw account krijgt afzonderlijk een wachtwoorduitnodiging; een gebruikt account houdt bestaande inloggegevens. Neem nooit een wachtwoord of activatiecode op in de welkomstmail.
4. Controleer ontvanger, persoonlijke aanhef, partnerportaal, volledige klantpaginalink en de tekst voor reseller, bedrijf, vereniging, installateur of trainer. De tekst volgt de ingestelde functies en afspraken.
5. Pas het bericht zo nodig aan en klik pas na controle bewust op Versturen. Alleen het aanmaken of wijzigen van een partner verzendt geen welkomstpakket.
6. Controleer de historie met ontvanger, tijd, verzender, inhoud, gebruikte links en uitkomst. Opnieuw versturen is een bewuste nieuwe handeling.

6Wat leg je vast?

De verzendhistorie bewaart het verstuurde bericht en de links bij de partner. De partnerovereenkomst blijft afzonderlijk in BR-ONBOARDING.

7Wanneer ben je klaar?

Er staat een bevestigde verzending naar het bedoelde account. Verstuurd betekent niet gelezen of ingelogd.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen gebruikers zichtbaar? Controleer de actieve accountkoppeling aan deze partner. Bij Mislukt of Onzeker behandel je eerst de concrete fout of verzendregistratie. Dubbelklikken maakt geen tweede verzending, maar herhaal een onzekere poging niet zonder onderzoek. De partnerovereenkomst blijft in BR-ONBOARDING.

9Wie neemt het over?

De partner logt in en deelt de klantpagina; centraal beheer behandelt toegangsproblemen.

1Wat is het doel?

Met het juiste account en de juiste eigen klantpagina van start gaan.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer je het welkomstpakket van Batterij Regeling ontvangt.

3Waar vind je de functie?

De welkomstmail en de knoppen Open uw partnerportaal en Bekijk uw eigen klantpagina.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer voor welke organisatie de mail bedoeld is en met welk e-mailadres je inlogt.
2. Ben je nieuw? Stel het wachtwoord in via de afzonderlijke accountuitnodiging. Heb je al een account? Gebruik je bestaande inloggegevens.
3. Open het partnerportaal en controleer de geselecteerde partneromgeving.
4. Volg de digitale rondleiding; herhalen kan via Q&A → Rondleiding.
5. Open je eigen klantpagina en controleer naam, logo en aanbod.
6. Kies bij Campagnes een passende uitnodiging. Deel de openbare klantpagina met klanten, medewerkers, leden of deelnemers volgens jouw samenwerking.
7. De accountuitnodiging en het welkomstpakket zijn twee verschillende mails. De uitnodiging stelt toegang in; het welkomstpakket bevat het partnerportaal en de openbare klantpagina. Controleer zo nodig de spammap.

6Wat leg je vast?

Bewaar je eigen portaal- en klantpaginalink. Leg vragen vast via Q&A → Tickets.

7Wanneer ben je klaar?

Je kunt inloggen, je eigen pagina openen en de eerste passende campagne klaarzetten.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen toegang of verkeerde organisatie? Laat centraal beheer de accountkoppeling controleren. Een welkomstmail verleent op zichzelf geen extra rechten. De persoonlijke paspoortlink van een klant is niet jouw openbare campagnepagina.

9Wie neemt het over?

De partner nodigt uit; Service Desk behandelt klanten; centraal beheer lost accountproblemen op.

1Wat is het doel?

De klant eenvoudig en zorgvuldig opnieuw toegang laten krijgen.

2Wanneer doe je dit?

Bij eerste gebruik, het nazorggesprek of een vraag over het telefoonicoon of QR-kaart.

3Waar vind je de functie?

De persoonlijke klantomgeving → Bewaar mijn omgeving.

4Welke stappen doorloop je?

1. Laat de klant de eigen persoonlijke link openen op het eigen apparaat. Gebruik voor demonstratie het voorbeeldpaspoort.
2. Laat de klant Bewaar op dit apparaat kiezen. Gebruik dit niet op een gedeelde of openbare computer.
3. Volg de schermuitleg voor Toevoegen aan beginscherm op iPhone/Safari of Android/Chrome. De beschikbare browserknop verschilt per apparaat.
4. De klant kan de persoonlijke paspoortkaart met QR-code downloaden en zelf bewaren of afdrukken.
5. Bewaar de oorspronkelijke toegangsmail als terugvalroute. Bij een ander apparaat of gewiste browsergegevens kan de persoonlijke link opnieuw nodig zijn.
6. Afmelden verwijdert de bewaarde toegang op dat apparaat. Na vervanging of intrekking van de persoonlijke link werkt ook de oude QR-kaart niet meer.

6Wat leg je vast?

Alleen het probleem en de benodigde opvolging bij een hulpvraag. Neem de geheime volledige klantlink niet over in algemene trainingsnotities of campagnes.

7Wanneer ben je klaar?

De klant begrijpt hoe opnieuw openen werkt en bewaart de link en QR privé.

8Bij een uitzondering of probleem

Opent het icoon zonder toegang? Open de eigen toegangsmail opnieuw of gebruik de aangeboden persoonlijke-linkinvoer. Laat bij een ongeldige link centraal beheer de klantidentiteit en toegang controleren. Het is een snelkoppeling/webapp; beloof geen appstore-app.

9Wie neemt het over?

Service Desk begeleidt; alleen centraal beheer vernieuwt of trekt klantlinks in.

1Wat is het doel?

Een vraag van de juiste klant beantwoorden en de opvolging zichtbaar houden.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer de klant via Mijn vragen een ticket indient of vervolgvraag stelt.

3Waar vind je de functie?

BR-AVO → Klantomgeving → Klantvragen. Dit staat los van Q&A → Tickets voor partners.

4Welke stappen doorloop je?

1. Open de klantvraag binnen je toegewezen toegang en controleer klant, dossier, onderwerp en eerdere berichten.
2. Onderzoek de vraag en bepaal of er technische of administratieve opvolging nodig is.
3. Schrijf het antwoord met een concrete vervolgstap; kies Antwoord plaatsen.
4. Controleer dat het antwoord in het gesprek staat. De klant leest het in de eigen omgeving; beloof niet dat dit automatisch ook per e-mail is verstuurd.
5. Laat een nog onopgelost punt opvolgen door de juiste medewerker.
6. Gebruik Vraag afronden als de afhandeling gereed is. Een vervolgvraag van de klant kan de vraag opnieuw openen.

6Wat leg je vast?

Een bruikbaar antwoord, bevindingen en waar nodig actie-eigenaar en termijn. Plaats geen interne wachtwoorden of andere klantgegevens.

7Wanneer ben je klaar?

Het antwoord is zichtbaar in het juiste gesprek en de werkelijke status klopt.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen dossier zichtbaar? Controleer de toegewezen partnerrechten; maak geen nieuw klantdossier. Voor serviceboekingen of persoonlijke toegang kunnen extra centrale rechten nodig zijn.

9Wie neemt het over?

Service Desk bewaakt het antwoord; Back Office, centraal beheer of de toegewezen uitvoerder pakt de inhoudelijke vervolgactie op.

1Wat is het doel?

Persoonlijke toegang en klantinformatie juist onderhouden.

2Wanneer doe je dit?

Bij een toegangsprobleem, een toegevoegd product, een nieuw kennisantwoord of een vastgelopen klantmail.

3Waar vind je de functie?

Klantomgeving → Klanten, Q&A klanten en E-mailstatus.

4Welke stappen doorloop je?

1. Kies bij Klanten het juiste dossier. Gebruik Persoonlijke klantlink uitsluitend voor deze klant; controleer de identiteit vóór delen.
2. Is vervanging echt nodig? Nieuwe link maken; vorige intrekken maakt de oude link en QR ongeldig. Gebruik Toegang intrekken alleen bewust; de klant moet daarna opnieuw correct toegang krijgen.
3. Beheer bij Productpagina’s beheren alleen werkelijk toegevoegde producten. De oorspronkelijke batterijgegevens volgen de installatie.
4. Vul product, systeemgegevens, werkelijke installatiedatum en uitvoerder in. Geef alleen een stempel als de eindcheck werkelijk afgerond en bevestigd is.
5. Maak of wijzig algemene antwoorden bij Q&A klanten; alleen gepubliceerde antwoorden verschijnen voor klanten. Gebruik geen persoonsgegevens.
6. Bekijk E-mailstatus voor de automatische klanttoegangsmail en onderhoudsherinneringen. Controleer of verzending ingeschakeld is en lees de werkelijke uitkomst.

6Wat leg je vast?

Juiste productgegevens, controlebevestiging, kennisantwoord en vervolgactie bij een mail- of toegangsprobleem.

7Wanneer ben je klaar?

De juiste klant heeft de juiste toegang, productgegevens zijn gecontroleerd en eventuele mailproblemen hebben een vervolg.

8Bij een uitzondering of probleem

Onzeker verstuurd betekent niet zeker mislukt: controleer voordat je opnieuw laat versturen. Partnerwelkomstmails staan afzonderlijk bij het partnerpakket en worden uitsluitend bewust verzonden. Extra producten krijgen alleen onderhoudstermijnen wanneer installatie en eindcheck zijn vastgelegd.

9Wie neemt het over?

Service Desk voor begeleiding; centraal beheer voor toegang, publicaties en instellingen.

1Wat is het doel?

Toekomstige servicebeurten met zelf gekozen en voorbereide teams uitvoeren.

2Wanneer doe je dit?

Bij de voorbereiding van de onderhoudsorganisatie en wanneer een klantcheck aan uitvoering toe is.

3Waar vind je de functie?

People → Partnerpakketten → installateur → Service- en onderhoudsbeurt inschakelen. Daarna Installaties → Servicebeurten koppelen; tijdvakken via Klantomgeving → Onderhoud.

4Welke stappen doorloop je?

1. Bepaal welk team is voorbereid en bevoegd voor onderhoud. Open het opgeslagen installateurspartnerpakket en schakel Service- en onderhoudsbeurt bewust in; deze optie staat standaard uit.
2. Controleer dat de uitvoerende gebruiker actief en passend aan dit partnerpakket gekoppeld is.
3. Open Servicebeurten koppelen en selecteer de juiste klant, het juiste product en checknummer. Checks worden voorbereid op 2,5, 5 en 7,5 jaar na de werkelijke installatie met afgeronde eindcheck.
4. Wijs de check toe aan een ingeschakeld serviceteam. Dat mag een ander bedrijf zijn dan de oorspronkelijke installateur; de installatiekoppeling verandert hierdoor niet.
5. Geef bij Klantomgeving → Onderhoud beschikbare tijdvakken vrij met Nederlandse datum/tijd, capaciteit en eventueel postcodevoorloop. Stem capaciteit af op de teams.
6. De klant kan vanaf de onderhoudsdatum zelf een vrij moment boeken. Bij ingeschakelde klantmails volgt een herinnering; een herinnering of toewijzing is nog geen boeking.
7. Volg de afspraak en uiteindelijke checklist met verslag; behandel open aandachtspunten. Sluit onbruikbare tijdvakken voor nieuwe boekingen.

6Wat leg je vast?

Ingeschakeld team, uitvoerende accountrechten, toewijzing per product/check en realistische beschikbare tijdvakken.

7Wanneer ben je klaar?

Beurt, uitvoerder en beschikbare planning passen bij elkaar. Toekomstige checks kunnen voorbereid blijven totdat de termijn aanbreekt.

8Bij een uitzondering of probleem

Nog geen installatiedatum/eindcheck: geen verzonnen onderhoudsdatum invullen. Een ingeschakelde servicefunctie geeft niet alle klantdossiers vrij: het team ziet toegewezen checks. Tijdvak sluiten annuleert niet vanzelf bestaande boekingen. Bij een andere uitvoerder stem je bestaande afspraken zelf af.

9Wie neemt het over?

Klant plant; centraal beheer koppelt en bewaakt; het aangewezen serviceteam voert uit en rondt de check af.

1Wat is het doel?

Een korte, controleerbare onderhoudscheck met klantverslag afronden.

2Wanneer doe je dit?

Alleen als centraal beheer de servicefunctie heeft ingeschakeld, de check aan jouw team is toegewezen en de onderhoudsdatum is bereikt.

3Waar vind je de functie?

Installaties → Service- en onderhoudsbeurt → toegewezen check openen.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer klant, product, serienummers, checknummer en afspraak. Stem onduidelijkheden af voordat je uitvoert.
2. Controleer systeemidentiteit, zichtbare staat en ventilatie, zichtbare bevestiging en bekabeling, storingsmeldingen/aanwezige EMS-verbinding, werking volgens fabrikantinstructies en bespreking met de klant.
3. Kies per onderdeel In orde of Aandachtspunt. Alleen bij communicatie is Niet aanwezig / niet van toepassing beschikbaar wanneer dit werkelijk klopt.
4. Vul de werkelijke uitvoerdatum in en schrijf een kort begrijpelijk verslag. Bij een aandachtspunt is een concrete vervolgactie verplicht.
5. Controleer alle gegevens vóór definitief afronden. Een afgeronde check kun je niet opnieuw bewerken.
6. Na opslaan verschijnen de uitvoering en het verslag in het digitale klantpaspoort. Draag open vervolgacties daadwerkelijk over.

6Wat leg je vast?

Zes antwoorden, werkelijke datum, uitvoerder, verslag, uitkomst en eventuele vervolgactie.

7Wanneer ben je klaar?

De check is bevestigd opgeslagen, zichtbaar in het paspoort en ieder aandachtspunt is overgedragen. Afgerond betekent bij een aandachtspunt niet automatisch dat het probleem is opgelost.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen toegang? Laat de servicefunctie, accountrol en toewijzing controleren. Buiten de termijn kun je niet voortijdig afronden. Bij een gelijktijdige wijziging open je de actuele versie opnieuw. Een registratiefout na afronden meld je aan centraal beheer; maak geen tweede uitvoering aan.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer/Back Office voor vervolgacties; de klant kan het verslag teruglezen.

1Wat is het doel?

Direct zien wat bij één klant of partner bewezen klaar is en wat de volgende stap is.

2Wanneer doe je dit?

Bij de start van een taak, na een wijziging en bij overdracht aan een collega.

3Waar vind je de functie?

BR-AVO → People → Partnerpakketten → Beheren → Actielijst; ook bij de geselecteerde partner, geopende klantofferte of Klantomgeving → Klanten. BR-ON → klantdossier → Actielijst. Alleen binnen je interne toegang.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer eerst partner of klant en de dossierreferentie. De knop toont het aantal open acties.
2. Lees bovenaan Volgende actie, de verantwoordelijke rol en een eventuele termijn. Nu te doen telt actuele taken en aandachtspunten. Wacht op bevat afhankelijke stappen en Voor later het toekomstige vervolg. Alle stappen toont het geheel. De route volgt de bestaande situatie; je hoeft normaal geen sjabloon te kiezen.
3. Lees de status: Afgerond, Te doen, Wacht op, Aandacht nodig of Niet van toepassing. Open de toelichting en bron bij twijfel.
4. Open via de actie de bestaande functie als je daarvoor bevoegd bent. Automatische stappen veranderen pas door het juiste opgeslagen bewijs; je kunt ze niet handmatig groen maken.
5. Bij een handmatige controle: kies Controle vastleggen of Controle bijwerken, beoordeel de inhoud en sla de uitkomst met toelichting op. Gebruik zo nodig een streefdatum. Niet van toepassing vraagt een echte reden.
6. Controleer de bevestiging en de actuele lijst. Open Wie deed wat? bij een onduidelijke wijziging; de medewerker en het moment blijven terug te vinden.

6Wat leg je vast?

Een inhoudelijke handmatige controle met toelichting en, waar de taak dat vraagt, bewijsverwijzing. Gebruik geen wachtwoorden of geheime klantlinks in de notitie.

7Wanneer ben je klaar?

De werkelijke uitkomst staat bij de juiste actie en de volgende medewerker kan zien wat nog nodig is.

8Bij een uitzondering of probleem

Een collega heeft dezelfde actie gewijzigd? Open de actuele versie opnieuw en beoordeel de inhoud voordat je opslaat. Gewijzigde brongegevens kunnen opnieuw controle vragen. Een systeemfout of onbekende uitkomst wordt niet opgelost door een handmatig vinkje.

9Wie neemt het over?

De bij de volgende actie genoemde rol; ontbrekende toegang of bewijs gaat naar centraal beheer.

1Wat is het doel?

Een partner laten beginnen met de juiste afspraken, inrichting en toegang.

2Wanneer doe je dit?

Tijdens partnerinrichting en vóór het eerste zelfstandige gebruik.

3Waar vind je de functie?

Centraal beheer: People → Partnerpakketten → betreffende partner → Beheren → Actielijst. Service Desk: geselecteerde partner → Overzicht → Actielijst, binnen de toegewezen toegang.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer partnergegevens, type en werkelijk afgesproken samenwerkingsvorm. De toepasselijke route volgt deze inrichting.
2. Beoordeel overeenkomst en uitgevoerde training. Ontbreekt een betrouwbaar gekoppelde registratie, bevestig alleen na controle en noteer een vindbare document- of dossierverwijzing.
3. Controleer opgeslagen partnerpakket, huisstijl en eigen klantpagina. Open de klantpagina ook inhoudelijk en leg die handmatige controle vast.
4. Controleer de actieve accountkoppeling. Bij een bestaand account is geen nieuwe wachtwoorduitnodiging vereist; een nieuwe gebruiker volgt de afzonderlijke accountuitnodiging.
5. Kies bij Welkomstpakket voor de bedoelde gekoppelde gebruiker. Controleer bij meerdere accounts voor wie het pakket bedoeld is. Alleen bevestigde verzending naar de juiste gekoppelde gebruiker rondt die verzendstap af.
6. Beoordeel aanvullende taken die bij het type en de ingeschakelde functies horen. Laat de partner pas starten nadat de noodzakelijke open punten zijn afgehandeld.

6Wat leg je vast?

Controle van overeenkomst, training en klantpagina met relevante verwijzing of toelichting. De verzendhistorie legt de werkelijke welkomstmail vast.

7Wanneer ben je klaar?

De toepasselijke startvoorwaarden zijn bevestigd en de partner kan met het juiste account werken.

8Bij een uitzondering of probleem

Een naam of e-mailadres bewijst geen ondertekende overeenkomst of uitgevoerde opleiding. Het opslaan van een partnerpakket verzendt geen welkomstmail. Sluit een verplichte stap niet uit alleen om de lijst af te ronden.

9Wie neemt het over?

Centraal beheer richt rechten en welkomstpakket in; de partner volgt daarna de eigen rondleiding.

1Wat is het doel?

Dezelfde klant door het hele traject volgen en geen noodzakelijke overdracht overslaan.

2Wanneer doe je dit?

Vanaf de aanvraag en bij elke volgende processtap.

3Waar vind je de functie?

De Actielijst bij de bestaande aanvraag of het gekoppelde klantdossier.

4Welke stappen doorloop je?

1. Vóór akkoord controleert Service Desk aanvraag, bespreking, vervolgstap en eventuele eerdere schouw in BR-AVO.
2. Na akkoord controleer je bevestigde ondertekening, beschikbare stukken en de BR-ON-koppeling apart. Ontbreekt de overdracht, laat de bestaande verwerking onderzoeken.
3. Controleer klantomgeving en toegangsmail afzonderlijk. Een portaal kan klaarstaan terwijl verzending nog wacht of aandacht vraagt.
4. Back Office controleert factuurconcept, inhoudelijke review, bevestigde verzending en later de werkelijk ontvangen betaling.
5. Volg installateurkoppeling, klantcontact, schouw, planning en uitvoering uit BR-AVO; bestelling en levering komen uit BR-ON.
6. Controleer eindcheck en paspoortstempel, daarna administratieve oplevering, EMS/contract en Live. Een stempel bewijst geen externe EMS-activering.
7. Bewaak nazorg en open vragen. Onderhoud na 2,5, 5 en 7,5 jaar staat als toekomstig vervolg; het is vóór de termijn geen huidige achterstand.

6Wat leg je vast?

Feitelijke afwijkingen, inhoudelijke controles en een duidelijke overdracht. Bewaar één bestaande klant- en dossierkoppeling.

7Wanneer ben je klaar?

Iedere actuele open stap heeft een duidelijke vervolghandeling; toekomstige onderhoudsstappen worden op het passende moment behandeld.

8Bij een uitzondering of probleem

Een latere status maakt eerder ontbrekend bewijs niet alsnog waar. Laat een onzekere mail, ontbrekende factuurbron of onvolledige eindcheck afzonderlijk oplossen. Maak geen dubbele klant om verder te komen.

9Wie neemt het over?

Service Desk, Back Office of de uitvoerder volgens de getoonde stap; centraal beheer bij een vastgelopen koppeling.

1Wat is het doel?

Vanuit een rustige werkvoorraad de juiste administratieve taak oppakken.

2Wanneer doe je dit?

Aan het begin van de werkdag en bij overdracht van werk.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Overzicht, Klanten, Facturen & betalingen, Bestellingen & levering, Leveranciers, Producten en Bestaande dossiers. Beheer is alleen zichtbaar voor bevoegde gebruikers.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer je eigen account en beschikbare menu’s. Start bij Overzicht en lees de actuele werkvoorraad.
2. Bekijk nieuwe dossiers, te controleren facturen en aandachtspunten; wachtende betalingen vragen een andere handeling dan een ontbrekende factuurbron.
3. Open de juiste klant en lees de Actielijst vóór je wijzigingen aanbrengt.
4. Handel financiële en logistieke taken in BR-ON af. Gebruik BR-AVO voor gesprekken, partner-/accountinrichting, agenda’s, masterclasses en het koppelen van installateurs.
5. Volg uitvoeringsinformatie vanuit het dossier; open voor wijzigingen de bestaande BR-AVO-route. Maak geen tweede planning.
6. Sluit af met een duidelijke vervolgactie of overdracht bij ieder onafgerond inhoudelijk punt.

6Wat leg je vast?

De controle of handeling bij het bestaande dossier, met noodzakelijke toelichting en opvolging.

7Wanneer ben je klaar?

Je actuele werkvoorraad is beoordeeld en de gekozen dossiers hebben een passende vervolgstap.

8Bij een uitzondering of probleem

Een oud menu ontbreekt in de nieuwe werkplek? Gebruik de afgesproken BR-AVO-functie. Oude functies en historie zijn behouden; centraal beheer beoordeelt een eventuele herstelvraag. Maak zelf geen alternatief traject.

9Wie neemt het over?

Back Office bewaakt factuur en levering; Service Desk en uitvoerders handelen de eigen BR-AVO-taken af.

1Wat is het doel?

Bestaande klanten terugvinden en bewust hervatten zonder gegevens of toegang te veranderen.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer een vóór de omschakeling bestaand dossier weer behandeld moet worden.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Bestaande dossiers → de oorspronkelijke klant; centraal beheer herstelt lijstitems via Beheer.

4Welke stappen doorloop je?

1. Zoek op naam of referentie en lees de bewaarde dossierstatus. Bekijk de huidige offertegegevens en open agendapunten; open de bijbehorende stukken of afspraak als je meer context nodig hebt.
2. Controleer eerst wat werkelijk is getekend, gefactureerd, betaald of gepland. Maak geen tweede klant of offerte om een ontbrekende koppeling te omzeilen.
3. Voor hervatten kan centraal beheer vanuit het dossier Actief oppakken kiezen met een reden. Dit verstuurt niet opnieuw klantmails en bereidt voor een oud dossier niet automatisch een factuur voor.
4. Is het lijstitem afgewerkt, dan kan hoofdbeheer het bewust uit Bestaande dossiers verwijderen. Controleer de juiste klant en bevestig de handeling. Het oorspronkelijke dossier blijft bewaard.
5. Herstellen kan via Beheer → Verwijderde lijstitems herstellen. Als alle lijstitems zijn afgewerkt, verdwijnt Bestaande dossiers uit het menu.

6Wat leg je vast?

De bewuste wijziging van werkvoorraad en inhoudelijke vervolgafspraak; behoud dezelfde dossieridentiteit.

7Wanneer ben je klaar?

Het bestaande dossier staat in de bedoelde werkvoorraad en de echte volgende stap is duidelijk.

8Bij een uitzondering of probleem

Uit de lijst verwijderen is geen annulering van een afspraak, factuur, ondertekenlink of klanttoegang. De huidige historische status mag niet worden vervangen door een verzonnen teken- of betaaldatum.

9Wie neemt het over?

De bevoegde behandelaar vervolgt; centraal beheer helpt bij herstel of een onjuiste indeling.

1Wat is het doel?

Een verzendprobleem oplossen zonder dubbele factuurmails of onterechte succesregistratie.

2Wanneer doe je dit?

Als de factuurmail mislukt, onzeker blijft of geen duidelijke bevestiging terugkomt.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Facturen & betalingen → dezelfde factuur en verzendregistratie.

4Welke stappen doorloop je?

1. Open de actuele factuurstatus opnieuw en controleer referentie, ontvanger, tijd en de getoonde melding.
2. Mislukt betekent dat geen bevestigde verzending is geregistreerd. Onderzoek het adres en de concrete fout vóór een nieuwe poging.
3. Onzeker verstuurd betekent dat verzending mogelijk toch is gelukt. Laat eerst de bestaande verzendregistratie en mailroute controleren; klik niet opnieuw uit voorzorg.
4. Leg de bevinding en verantwoordelijke vast. Na een mislukte verzending gebruik je Bewust opnieuw versturen en controleer je het nieuwe voorbeeld. Alleen centraal hoofdbeheer mag bij een onzekere verzending Verzenduitkomst vastleggen kiezen, met onderzochte uitkomst en onderbouwing.
5. Bevestigd niet verstuurd opent de bewuste herhaalroute; bevestigd verstuurd blokkeert herhalen. Controleer bij een nieuwe poging opnieuw de ontvanger, PDF en mail; bewaar dezelfde factuuridentiteit.
6. Controleer de uiteindelijke uitkomst. Alleen een bevestigde verzending krijgt de verzonden status.

6Wat leg je vast?

Foutmelding, onderzochte uitkomst en vervolgactie bij dezelfde factuur. Geen mailwachtwoorden of toegangsgeheimen in notities.

7Wanneer ben je klaar?

De uitkomst is vastgesteld en een eventuele herhaling is bewust en controleerbaar uitgevoerd, of het probleem heeft een benoemde eigenaar.

8Bij een uitzondering of probleem

Een gesloten venster of time-out bewijst niet dat de mail mislukt is. Handmatig geregistreerd bij een historische factuur is geen bewijs van verzending via deze functie en maakt geen automatische herhaalmail vrij. Wijzig een verstuurde of betaalde factuur niet om opnieuw te kunnen verzenden.

9Wie neemt het over?

Back Office voor inhoud en ontvanger; centraal beheer voor de technische verzenduitkomst of beperkte herstelactie.

1Wat is het doel?

Actuele inkoop- en productgegevens beheren zonder bestaande klantafspraken te veranderen.

2Wanneer doe je dit?

Bij een nieuwe leverancier, een productwijziging of controle van beschikbaar aanbod.

3Waar vind je de functie?

BR-ON → Leveranciers en Producten, voor zover je de betreffende beheertoegang hebt.

4Welke stappen doorloop je?

1. Zoek eerst of de leverancier of het product al bestaat. Controleer naam, contactgegevens en interne referentie.
2. Wijzig alleen de gegevens waarvoor je bevoegd bent en controleer de opgeslagen uitkomst.
3. Controleer bij producten de werkelijke productkenmerken, prijs-/btw-inrichting en beschikbare documentatie.
4. Gebruik de bestaande publicatieroute voor het aanbod in BR-AVO en controleer de bedoelde nieuwe aanbodversie.
5. Bestaande ondertekende offertes en facturen blijven bij hun vastgelegde afspraken. Gebruik een nieuwe catalogusprijs niet om een ontbrekend bedrag in een oude ondertekende opdracht in te vullen.
6. Stem relevante wijzigingen en leverproblemen met de verantwoordelijke Back Office-collega af.

6Wat leg je vast?

De juiste leverancier- en productgegevens en de reden voor een relevante wijziging via de bestaande velden.

7Wanneer ben je klaar?

De bedoelde gegevens zijn opgeslagen en het aanbod is waar nodig gecontroleerd; bestaande afspraken zijn niet stilzwijgend aangepast.

8Bij een uitzondering of probleem

Geen beheertoegang? Laat de wijziging door de bevoegde medewerker doen. Een leverancierrecord is geen extern account. Een productwijziging is geen bestelling en verstuurt geen orderbevestiging.

9Wie neemt het over?

Back Office gebruikt het gecontroleerde aanbod bij inkoop en levering; beheer bewaakt de publicatie en bevoegdheden.

1Wat is het doel?

Rust in de werkvoorraad brengen zonder dossierhistorie te vernietigen.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer een test of ongebruikt record bewust uit het overzicht mag.

3Waar vind je de functie?

Open de offerte/klantaanvraag, hulpvraag of het partnerpakket → Verwijderen uit overzicht. Herstel: People → Prullenbak.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer naam, soort record en bestaande koppelingen.
2. Kies Verwijderen uit overzicht, geef een reden en bevestig de bedoelde registratie.
3. Controleer dat het record uit het overzicht verdwijnt. Documenten, historie en gekoppelde administratie blijven bestaan.
4. Een partnerpakket kan pas weg uit het overzicht als het gepauzeerd is, geen actieve gebruikers heeft en geen gekoppelde klant- of uitvoeringstaken bevat.
5. Open People → Prullenbak als je de handeling wilt herstellen. Verwijderde e-mailberichten hebben hun eigen mailboxprullenbak.

6Wat leg je vast?

Een concrete reden bij het juiste record. Het systeem bewaart de handeling en medewerker.

7Wanneer ben je klaar?

De juiste registratie is verborgen of hersteld en de overige dossiers zijn ongewijzigd.

8Bij een uitzondering of probleem

Verbergen annuleert geen ondertekenlink, factuur, klanttoegang of opdracht. Een later ondertekende prospect verschijnt opnieuw in de werkvoorraad. Gebruikerstoegang schakel je afzonderlijk uit bij Gebruikers.

9Wie neemt het over?

Centraal hoofdbeheer; financiële of uitvoeringsverplichtingen blijven bij de verantwoordelijke afdeling.

1Wat is het doel?

Een historisch akkoord vervolgen vanuit dezelfde klant en hetzelfde dossier.

2Wanneer doe je dit?

Wanneer centraal beheer een bestaand akkoorddossier bewust aan een partner heeft gekoppeld.

3Waar vind je de functie?

Kies de juiste partner → Overzicht → Bestaande klanten · akkoord → bestaand dossier.

4Welke stappen doorloop je?

1. Controleer naam, partner en oorspronkelijke dossierverwijzing.
2. Open Klantomgeving beheren, Installatie & voortgang of Actielijst vanuit dit bestaande dossier.
3. Controleer historische offerte, factuur en installateur. Maak deze niet opnieuw aan.
4. Lees de bron van het akkoord: een eigenaarbevestiging is geen nieuwe digitale ondertekening. Ontbrekende ondertekende stukken blijven zichtbaar als aandachtspunt.
5. Beheer een klantlink of toegangsmail alleen bewust vanuit de bestaande omgeving. De historische koppeling op zichzelf heeft geen nieuwe klantmail verstuurd.

6Wat leg je vast?

De werkelijke documenten, controles en vervolgacties; geen geschatte ondertekendatum.

7Wanneer ben je klaar?

De volgende actie is duidelijk en oorspronkelijke gegevens en administratie blijven behouden.

8Bij een uitzondering of probleem

Ontbrekende documenten vraag je op of laat je onderzoeken. Markeer de digitale ondertekening niet als bewezen op basis van alleen een mondelinge bevestiging.

9Wie neemt het over?

Service Desk, Back Office en installateur volgens de actielijst; beheer bij een ontbrekende koppeling.

1Wat is het doel?

Begrijpen hoe jouw werk aansluit op dat van de volgende collega.

2Wanneer doe je dit?

Tijdens de gezamenlijke starttraining en bij het inwerken van een nieuwe collega.

3Waar vind je de functie?

Gebruik de trainings-PDF, de klikbare linkengids en één fictieve partner en klant.

4Welke stappen doorloop je?

1. Begin bij concept en rolverdeling: BR-ONBOARDING, BR-AVO en BR-ON.
2. Volg de partnerstart: overeenkomst, type en afspraken, klantpagina, account en welkomstpakket.
3. Vergelijk reseller, bedrijf, vereniging, installateur, trainer en leverancier. Rechten en afspraken bepalen de echte functies.
4. Doorloop de klantpagina, offerteaanvraag en terugbelafspraak. Oefen daarna het Service Desk-gesprek en de overdracht na bevestigd akkoord.
5. Beoordeel in BR-ON de factuurcontrole, verzenduitkomst, betaling, bestelling en levering.
6. Volg in BR-AVO de uitvoerderkoppeling, schouw, planning, eindcheck en het klantpaspoort.
7. Eindig met klantvragen, onderhoud, actielijsten, bestaande dossiers en ieders dagelijkse start.

6Wat leg je vast?

Je eigen oefenantwoorden en afspraken over de taakverdeling. Een trainingsvinkje is geen dossierregistratie.

7Wanneer ben je klaar?

Je kunt je eigen taak uitvoeren, de overdracht uitleggen en een uitzondering bij de juiste collega neerleggen.

8Bij een uitzondering of probleem

Gebruik fictieve gegevens en bekijk voorbeelden zonder echte mails, facturen of ondertekenverzoeken te versturen. Bij ontbrekende toegang laat je beheer de juiste rechten controleren.

9Wie neemt het over?

De collega die de volgende stap behandelt, met een concrete actie en afgesproken moment.